BAS Малий бізнес (Business Automation Software for small company)

Реєстрація господарських операцій і формування первинних документів господарської діяльності підприємства – торгово-закупівельних, фінансових, складських, виробничих та ін. – виконуються за допомогою зрозумілих екранних форм-аналогів паперових документів з отриманням необхідних друкованих форм.

У єдиній інформаційній базі:

• база клієнтів;
• банківські і касові операції, клієнт-банк, платіжний календар;
• розрахунки з контрагентами, персоналом;
• облік матеріалів, товарів, продукції;
• замовлення клієнтів, заказ-наряди;
• планування та облік виконання робіт і надання послуг;
• планування та облік виробничих операцій;
• планування завантаження ресурсів підприємства;
• торгові операції, у тому числі роздрібні продажі;
• облік персоналу, розрахунок заробітної плати;
• облік витрат і розрахунок собівартості;
• майно, капітал;
• доходи, витрати, прибутки і збитки;
• регламентована звітність для ФОП;
• фінансове планування (бюджетування) та ін.

Широкий спектр звітів забезпечує власникам, керівникам і співробітникам можливість швидко отримувати інформацію – в зручній для роботи та ухвалення рішень формі, з необхідною оперативністю і деталізацією.

Програма не призначена для ведення бухгалтерського і податкового обліку – для цих цілей зручно використати конфігурацію BAS Бухгалтерія, і користуватися вивантаженням даних в це прикладне рішення.

Програму можна використовувати для декількох компаній або приватних підприємців – як незалежних, так і працюючих у рамках одного бізнесу. При зміні масштабів і структури бізнесу, підходів до управління або організації робіт програма може бути переналаштована без великих витрат часу і грошей.

BAS Малий бізнес підтримує ведення товарного асортименту, цін і знижок підприємства, планування продажів, а також роботу з покупцями і замовниками.

У програмі автоматизовані операції з товарним асортиментом:

• реєстрація і зберігання номенклатури товарів і послуг підприємства;
• реєстрація, зберігання різних видів цін номенклатури, друк прайс-листа;
• реєстрація видів знижок і націнок;
• установка і зміна ціни, розрахунок ціни по базовому виду цін, цінам номенклатури або цінам контрагента, округлення.

У програмі підтримується:

• зберігання способу розрахунку ціни (базовий вид цін і відсоток націнки), підтримка динамічних і розрахункових цін;
• зберігання формату для виду цін номенклатури, що використовується при виведенні ціни в прайс-лист;
• зберігання інформації про користувача, що змінив ціну номенклатури.

Плани продажів можуть формуватися в натуральному і вартісному вираженні і складатися по підприємству в цілому або по окремих підрозділах.

Для аналізу ефективності продажів формується план-фактний аналіз продажів по окремих підрозділах, номенклатурних групах і товарах.

Підготовка продажів і робота з клієнтами в BAS Малий бізнес здійснюються операціями:

• реєстрація і зберігання контактної інформації клієнтів;
• реєстрація договорів з покупцями;
• реєстрація і зберігання списку контактних осіб контрагентів та їх контактної інформації;
• реєстрація подій при взаємодії з покупцями і замовниками – вхідні і вихідні дзвінки, листи, зустрічі тощо;
• реєстрація замовлень покупців (замовлення фактично є специфікацією до договору, в якому відображені види товарів, робіт, терміни постачання/виконання, а також вартість);
• реєстрація замовлень-нарядів (замовлення-наряд є одночасно документом планування виконання робіт і надання послуг, а також фактичним документом, що підтверджує факт виконання робіт, надання послуг, продажу товарів, обліку матеріальних і трудових витрат);
• об’єднання замовлень покупців в проекти;
• формування графіку відвантаження товарів, виконання робіт, надання послуг;
• забезпечення потреби в товарах, роботах, послугах, які створюються замовленнями покупців шляхом резервування вільних залишків товарів на складах, розміщення в замовленнях постачальникам і/або замовленнях на виробництво;
• відстежування забезпечення замовлення покупця товарами, продукцією, роботами і послугами.

Документальне оформлення продажів продукції, робіт і послуг здійснюється товарними накладними або актами виконаних робіт, а також в заказах-нарядах. На підставі документів продажів формуються податкові документи.

“BAS Малий бізнес” може використовуватися в автоматизованих і неавтоматизованих роздрібних торгових точках. У програмі передбачена можливість підключення фіскальних реєстраторів, як програмних, так і фізичних. Це забезпечує відповідність вимогам законодавства щодо обліку та реєстрації розрахунків із покупцями. Для роботи в програмі доступно дві форми Робочого місця касира (РМК) для можливості адаптації під любий напрямок бізнесу, які оптимізовано та доопрацьовано відповідно до чинного законодавства, з урахуванням актуальних вимог до фіскалізації та обліку продажів.

Можливості нового РМК:

• помічник налаштування
• сервер лояльності
• заміна товарів схожих за сенсом
• продаж товарів з віковим обмеженням
• оплата частинами

Можливість ведення обліку роздрібних продажів, архівування та вилучення непробитих чеків ККМ при закритті касової зміни за допомогою “Помічника закриття касової зміни”, контролю залишків товарів під час пробиття чеків ККМ.

Обробка “Помічник фіскального пробиття чеків інтернет-продажів через ПРРО Cashalot” дає можливість пробивати передоплату/післяоплату за видатковими (продаж покупцеві) та прибутковими (повернення від покупця) накладними.

Доступно сканування акцизної марки одразу після сканування позиції номенклатури, якщо в картці товару встановлено відповідну ознаку.

Реалізована можливість додавання текстового коментаря під час проведення виїмки коштів.

Підтримується ведення кількісно-сумового або сумового обліку.

Передбачено формування необхідної звітності. Підтримується формування і друк етикеток та цінників.

З’явилася можливість формувати Касову книгу за кожною операційною касою в деталізації до організації, і навіть від імені платіжного агента. Касова книга є документом, який записує інформацію в програму і має друковану форму. Є можливість контролювати актуальність і повноту листів, а також коректність їхньої нумерації.

BAS Малий бізнес забезпечує підтримку процесу управління запасами підприємства.

Службі постачання оперативно надається інформація для визначення і забезпечення внутрішніх і зовнішніх потреб в товарах і послугах: про наявність незабезпечених потреб в товарно-матеріальних запасах, роботах і послугах, про фактичні закупівлі, про відкриті замовлення постачальникам і замовлення на виробництво.

Забезпечення потреб здійснюється резервуванням товарів у вільному залишку в місцях зберігання, а також розміщенням в замовленнях постачальникам і в замовленнях на виробництво.

Для забезпечення процесу купівель товарів, послуг і роботи з постачальниками автоматизовані операції:

• реєстрація постачальників і контактної інформації;
• зберігання цін постачальників і конкурентів, друк прайс-листа контрагента;
• зберігання виду цін, виду знижки, виду цін контрагента за договором;
• зберігання інформації про користувача, що змінив ціну номенклатури контрагента;
• реєстрація і зберігання списку контактних осіб контрагентів і їх контактної інформації;
• реєстрація подій при взаємодії з постачальниками і підрядниками – вхідні і вихідні дзвінки, листи, зустрічі тощо;
• оформлення замовлень постачальникам і контроль їх виконання;
• формування графіків постачань;
• розрахунок потреб в запасах, визначення дефіциту запасів, формування рекомендацій на поповнення запасів шляхом формування замовлень на виробництво або замовлень постачальникам.

Надходження товарно-матеріальних запасів на підприємство може відображатися за різними схемами:

• надходження за плату від контрагента;
• придбання підзвітною особою;
• прийом на реалізацію від комісіонера;
• отримання давальницької сировини і матеріалів в переробку.

Підтримується функція реєстрації надходження додаткових витрат на придбання товарно-матеріальних запасів. Передбачено резервування та передачу товарів між власними організаціями за схемою “Інтеркампані”.

Для ведення обліку запасів підприємства на безлічі складів передбачені наступні можливості:

• роздільний облік запасів власних товарів, матеріалів, продукції, а також товарів, прийнятих і переданих на комісію, і матеріалів, прийнятих і переданих в переробку;
• облік довільних характеристик номенклатури (колір, розмір тощо), а також партій запасів;
• облік в розрізі комірок місць зберігання (зони, стелажі, полиці тощо);
• переміщення запасів (між місцями зберігання, видача в експлуатацію і повернення з експлуатації, списання на внутрішні потреби);
• резервування запасів (облік запасів і витрат в розрізі замовлень покупців);
• використання ордерної схеми обліку запасів (прибуткові складські ордери, видаткові складські ордери);
• друк етикеток і цінників.

Підтримуються функції інвентаризації запасів і відображення результатів інвентаризації – оприбутковування і списання запасів.

BAS Малий бізнес підтримує управління процесами виробництва продукції, виконання робіт, надання послуг.

Управління даними про склад і технологію виконаних робіт і виготовленої продукції здійснюється за допомогою специфікацій.

План-графік виробництва продукції формується замовленнями на виробництво; план-графік виконання робіт, надання послуг – замовленнями на виробництво і замовлення-нарядами.

Планування завантаження ресурсів підприємства здійснюється замовленнями на виробництво і замовленнями-нарядами.

Замовлення на виробництво, що реєструються, мають наступні особливості:

• можуть бути джерелами забезпечення потреб за замовленнями покупців;
• за замовленнями на виробництво розраховується потреба в матеріалах і комплектуючих;
• у відкритих замовленнях на виробництво можуть бути розміщені потреби, утворені новими замовленнями покупців.

Конфігурація дозволяє реєструвати факт виготовлення продукції. Випуск може бути оформлений як у виробничому підрозділі, так і на складі (наприклад, фасовка, складання комплектів). Продукція числиться за структурною одиницею, що виготовила її, і може бути переміщена в іншу структурну одиницю – наприклад, на склад для подальшого продажу або в наступний цех за технологічним маршрутом.

Факт виконання роботи (надання послуги) і здача її замовникові відображаються актом виконаних робіт, а також безпосередньо в замовленнях-нарядах.

Для планування робіт співробітників служать дві функції:

• відрядні наряди – використовуються для видачі завдань на виконання технологічних операцій виробничого циклу виконавцям з відрядною оплатою праці; наряди можуть бути індивідуальними і бригадними;
• завдання на роботу – використовуються для планування завантаження співробітників у рамках внутрішніх або зовнішніх проектів.

Передбачається реєстрація фактичних відомостей про виконання робіт за нарядами і завданнями. Ця інформація може бути використана надалі для розрахунку заробітної плати, а також для оцінки ефективності роботи і проведення план-фактного аналізу роботи персоналу.

Для обліку витрат підприємства і розрахунку фактичної собівартості підтримуються наступні функції:

• облік фактичних витрат ведеться в необхідних розрізах у вартісному і натуральному вимірі;
• розподіл матеріальних і нематеріальних витрат, понесених на випуск, – може бути зроблено як за вказаний період, так і на підставі конкретного документу випуску;
• регламентний розрахунок фактичної собівартості випуску при закритті періоду;
• звіт про собівартість випущеної продукції і виконаних робіт.

“BAS Малий бізнес” підтримує можливість продажу робіт, які потребують списання матеріалів і облік витрат на оплату праці. Факт надання послуг реєструється за допомогою замовлення-наряду, який є одночасно як документом планування виконання робіт і надання послуг, так і фактичним документом, що підтверджує факт виконання робіт, надання послуг, продажу товарів, обліку матеріальних і трудових витрат.

Програма дозволяє вести облік грошових коштів, а також формувати оперативний платіжний календар.

Управління грошовими коштами включає:

• облік грошових коштів у касі та на банківських рахунках організації
• відстеження руху грошових коштів
• відображення операцій з грошовими коштами у валюті, ведення взаєморозрахунків у валюті обліку
• оформлення первинних документів по банку та касі
• друк прибуткових і видаткових касових ордерів
• управління дебіторською та кредиторською заборгованістю
• формування платіжного календаря
• розрахунки з підзвітними особами
• реєстрація кредитів та позик
• інтеграція з системою “Клієнт-банк”
• аналіз стану взаєморозрахунків за широким спектром звітів

BAS Малий бізнес підтримує кадровий облік персоналу, включаючи співробітників, працюючих за сумісництвом, облік робочого часу (табель) і розрахунок заробітної плати співробітників підприємства. Кадровий облік включає наступні функції:

• оформлення прийому на роботу;
• кадрове переміщення;
• звільнення персоналу.

Можливості щодо розрахунку заробітної плати:

• розрахунок заробітної плати, податків (ПДФО) і внесків (ЄСВ) здійснюється в розрізі видів нарахувань і утримань єдиним документом “Нарахування зарплати”;
• формування платіжних відомостей на виплату зарплати і авансу співробітникам;
• облік робочого часу – використовується табель обліку робочого часу, що дозволяє вести облік часу як за днями, так і зведено за період.

У розділі передбачено можливість формування аналітичних звітів за розрахунками з персоналом, нарахуваннями та утриманнями працівників. У програмі реалізована можливість ведення не лише управлінського, а й регламентованого кадрового обліку та обліку заробітної плати. Ця можливість призначена для фізичних осіб-підприємців, які ведуть регламентований облік, правила ведення якого визначені законодавчо та закріплені в обліковій політиці підприємства.

BAS Малий бізнес забезпечує ведення обліку майна (необоротних активів) основних засобів і нематеріальних активів організації:

• прийняття до обліку, зміна параметрів;
• розрахунок амортизації;
• продаж і списання.

Цей розділ дозволяє формувати регламентовану звітність. Можна формувати звітність, якщо фізична особа – підприємець (ФОП) використовує спрощену систему оподаткування (ССО) або єдиний податок (ЄП).

У програмі BAS Малий бізнес реалізована можливість ведення управлінського обліку, отримання управлінського балансу, формування і аналізу фінансового результату. Для цих цілей в системі передбачений управлінський план рахунків і механізм формування управлінських проводок документів.

Завдяки наявності таких звітів, як оборотно-сальдова відомість, грошові кошти, доходи і витрати, прикладне рішення дозволяє формувати фінансову звітність за довільний період часу.

Для обліку доходів і витрат використовується метод нарахування або метод нарахування і касовий метод.

Аналітичний облік доходів і витрат методом нарахування ведеться в розрізі напрямів діяльності, підрозділів, замовлень покупців, статей (рахунків) доходів і витрат.

За даними управлінського обліку користувач дістає можливість формувати основні фінансові звіти:

• управлінський баланс;
• звіт про прибутки і збитки;
• звіт про рух грошових коштів.

У системі існує можливість реєстрації фінансових планів (бюджетів):

• прогнозний баланс;
• бюджет прибутків і збитків;
• бюджет руху грошових коштів.

Також в розділі передбачені засоби для нарахування податків, введення і розподілу інших витрат, виклик процедури закриття місяця.

Для контролю діяльності підприємства з боку керівника призначений “Монітор керівника”, в якому зведені основні показники:

• залишки грошових коштів на рахунках і в касах підприємства;
• дебіторська заборгованість – загальна, прострочена;
• кредиторська заборгованість – загальна, прострочена;
• прибутки і збитки;
• прострочені зобов’язання перед покупцями і замовниками за відвантаженням товарів і наданню послуг;
• прострочені зобов’язання постачальників і підрядників за постачання товарів і надання послуг.

Додатково можна отримати наступну інформацію:

• загальні показники: продажі, доходи і витрати, стан обігових коштів (грошових коштів, запасів і дебіторської заборгованості);
• грошові кошти: залишки і рух грошових коштів в розрізі статей, за період;
• дебіторська заборгованість: залишки і динаміка за період, за строками боргу;
• кредиторська заборгованість: залишки і динаміка за період, за строками боргу.

Для контролю діяльності компанії з боку керівника реалізовано різноманітні звіти та монітори:

• зведений звіт “Стан компанії”
• монітор “Пульс бізнесу”
• монітори основних показників діяльності
• цілі та показники асистента “Аналізу бізнесу”

Аналітичні звіти дозволяють отримувати інформацію в усіх розрізах обліку. Користувач може самостійно задавати (налаштовувати) рівень деталізації, параметри групування і критерії відбору даних в звітах відповідно до специфіки вирішуваних завдань, а також зберігати власні налаштування звітів.

Для аналізу доступні звіти, що використовують дані регістрів накопичення, а також регістр бухгалтерії Управлінський, який містить записи управлінського обліку в цілому.

Налаштування програми, які мінімально необхідні для того, щоб негайно почати роботу, містить два етапи: заповнення інформації про організацію та введення залишків.
Для заповнення інформації про організацію необхідно у формі початкового вікна програми вказати потрібні відомості, за потреби завантажити логотип і створити організацію.
В процесі налаштування здійснюється:

• реєстрація інформації по організаціях підприємства;
• реєстрація структури підприємства – підрозділів, складів;
• налаштування параметрів обліку;
• налаштування сервісних функцій;
• введення початкових даних за розділами обліку.

“Помічник початку роботи” спрощує початок роботи з системою. З його допомогою користувач, переходячи від етапу до етапу, може заповнити облікові дані, ввести залишки на початок роботи і виконати основні налаштування програми. Є можливість відключення розділів обліку, які не використовуються на підприємстві, наприклад, облік зарплати або виробництва.

BAS Малий бізнес. Базова має ряд обмежень:

• не підтримує ведення обліку операцій більш ніж однієї фірми в одній інформаційній базі; при цьому є можливість ведення обліку декількох організацій в окремих інформаційних базах на одному комп’ютері;
• одночасно з однією інформаційною базою може працювати тільки один користувач;
• не підтримує формування друкованих форм регламентованої звітності індивідуального підприємця – реалізований тільки обмін з сервісом здачі електронної звітності “FREDO Звіт”;
• не підтримується зміна конфігурації, можна використовувати тільки типову конфігурацію і встановлювати її оновлення;
• не підтримується робота в клієнт-серверному варіанті;
• не підтримується робота розподілених інформаційних баз;
• не підтримується СОМ-з’єднання і Automation-сервер.

Якщо в організації виникне потреба ведення багатофірмового обліку в єдиній інформаційній базі, одночасної роботи декількох користувачів або з’являться інші задачі, які не вирішуються в рамках обмежень базової версії, то в цьому випадку організація зможе перейти на програму BAS Малий бізнес версії ПРОФ, яка не має зазначених обмежень.

Обмін даними з програмами BAS Бухгалтерія і BAS Роздрібна торгівля двосторонній, з можливістю налаштування напрямів. Обмін здійснюється на рівні документів і довідкової інформації.

Механізм розподілених інформаційних баз (РІБ) призначений для створення територіально розподілених систем на основі ідентичних прикладних рішень.

РІБ дає можливість зв’язати кілька територіально розрізнених точок в єдину систему за допомогою створення віддалених робочих місць. При роботі в розподіленій інформаційній базі не потрібне постійне підключення до мережі Інтернет.