BAS Малий бізнес (Business Automation Software for small company)

Регистрация хозяйственных операций и формирование первичных документов хозяйственной деятельности предприятия – торгово-закупочных, финансовых, складских, производственных и т.д. – выполняются с помощью понятных экранных форм-аналогов бумажных документов с получением необходимых печатных форм.

В единой информационной базе:

• база клиентов;
• банковские и кассовые операции, клиент-банк, платежный календарь;
• расчеты с контрагентами, персоналом;
• учет материалов, продуктов, продукции;
• заказ клиентов; заказ-наряды;
• планирование и учет выполнения работ и услуг;
• планирование и учет производственных сделок;
• планирование загрузки ресурсов предприятия;
• торговые сделки, в том числе розничные продажи;
• учет персонала; расчет заработной платы;
• учет издержек и расчет себестоимости;
• имущество, капитал;
• доходы, расходы, доходы и убытки;
• регламентированная отчетность для ФЛП;
• финансовое планирование (бюджетирование) и т.д.

Широкий спектр отчетов обеспечивает владельцам, руководителям и сотрудникам возможность быстро получать информацию – в удобной для работы и принятия решений форме, с необходимой оперативностью и детализацией.

Программа не предназначена для ведения бухгалтерского и налогового учета – для этих целей удобно использовать конфигурацию “BAS Бухгалтерия” и пользоваться выгрузкой данных в это прикладное решение.

Программа может быть использована для нескольких компаний или частных предпринимателей – как независимых, так и работающих в рамках одного бизнеса. При изменении масштабов и структуры бизнеса, подходов к управлению или организации работ программа может быть перенастроена без больших затрат времени и денег.

BAS Малий бізнес поддерживает ведение товарного ассортимента, цен и скидок предприятия, планирование продаж, а также работу с покупателями и заказчиками.

В программе автоматизированы сделки с товарным ассортиментом:

• регистрация и хранение номенклатуры товаров и услуг;
• регистрация, хранение разных видов цен номенклатуры, печать прайс-листа;
• регистрация видов скидок и наценок;
• установка и изменение цены, расчет цены по базовому виду цен, ценам номенклатуры или ценам контрагента, округлению.

В программе поддерживается:

• хранение способа расчета цены (базовый вид цен и процент наценки); поддержка динамических и расчетных цен;
• хранение формата для вида цен номенклатуры, используемого при выводе цены в прайс-лист;
• хранение информации о пользователе, изменившем цену номенклатуры.

Планы продаж могут формироваться в натуральном и стоимостном выражении и складываться по предприятию в целом или по отдельным подразделениям.

Для анализа эффективности продаж формируется план-фактный анализ продаж по отдельным подразделениям, номенклатурным группам и товарам.

Подготовка продаж и работа с клиентами в BAS Малий бізнес осуществляются операциями:

• регистрация и хранение контактной информации клиентов;
• регистрация договоров с покупателями;
• регистрация и хранение списка контактных лиц контрагентов и их контактной информации;
• регистрация событий при взаимодействии с покупателями и заказчиками – входящие и исходящие звонки, письма, встречи;
• регистрация заказов покупателей (заказ фактически является спецификацией к договору, в котором отражены виды товаров, работ, сроки поставки/исполнения, а также стоимость);
• регистрация заказов-нарядов (заказ-наряд является одновременно документом планирования выполнения работ и предоставления услуг, а также фактическим документом, подтверждающим факт выполнения работ, предоставления услуг, продаж товаров, учета материальных и трудовых затрат);
• объединение заказов покупателей в проекты;
• формирование графика отгрузки товаров, выполнения работ, оказания услуг;
• обеспечение потребности в товарах, работах, услугах, создаваемых заказами покупателей путем резервирования свободных остатков товаров на складах, размещения в заказах поставщикам и/или заказах на производство;
• отслеживание обеспечения заказа покупателя продуктами, продукцией, работами и услугами.

Документальное оформление продаж продукции, работ и услуг производится товарными накладными или актами выполненных работ, а также в заказах-нарядах. На основании документов продаж формируются налоговые документы.

BAS Малый бизнес может использоваться в автоматизированных и неавтоматизированных розничных торговых точках. В программе предусмотрена возможность подключения фискальных регистраторов как программных, так и физических. Это обеспечивает соответствие требованиям законодательства по учету и регистрации расчетов с покупателями. Для работы в программе доступны две формы Рабочего места кассира (РМК) для возможности адаптации под любое направление бизнеса, оптимизированные и доработанные в соответствии с действующим законодательством, с учетом актуальных требований к фискализации и учету продаж.

Возможности нового РМК:

• помощник настройки
• сервер лояльности
• замена товаров схожих по смыслу
• продажа товаров с возрастным ограничением
• оплата частями

Возможность ведения учета розничных продаж, архивирования и изъятия непробитых чеков ККМ при закрытии кассовой смены с помощью “Помощника закрытия кассовой смены”, контроля остатков товаров при пробитии чеков ККМ.

Обработка “Помощник фискального пробития чеков интернет-продаж через ПРРО Cashalot” дает возможность пробивать предоплату/послеоплату по расходным (продажа покупателю) и прибыльным (возврат от покупателя) накладным.

Доступно сканирование акцизной марки сразу после сканирования позиции номенклатуры, если в карточке товара установлен соответствующий признак.

Реализована возможность добавления текстового комментария при проведении выемки средств.

Поддерживается ведение количественно-суммового или суммового учета.

Предусмотрено формирование необходимой отчетности. Поддерживается формирование и печать этикеток и ценников.

Появилась возможность формировать Кассовую книгу по каждой операционной касе в детализации организации, а также от имени платежного агента. Кассовая книга является документом, записывающим информацию в программу и имеющей печатную форму. Есть возможность контролировать актуальность и полноту писем, а также корректность их нумерации.

BAS Малый бизнес обеспечивает поддержку процесса управления запасами предприятия.

Службе снабжения оперативно предоставляется информация для определения и обеспечения внутренних и внешних потребностей в товарах и услугах: о наличии необеспеченных потребностей в товарно-материальных запасах, работах и ​​услугах, о фактических закупках, об открытых заказах поставщикам и заказах на производство.

Обеспечение потребностей осуществляется резервированием товаров в свободном остатке в местах хранения, а также размещением в заказах поставщикам и заказах на производство.

Для обеспечения процесса покупок товаров, услуг и работы с поставщиками автоматизированные операции:

• регистрация поставщиков и контактной информации;
• хранение цен поставщиков и конкурентов; печать прайс-листа контрагента;
• хранение вида цен, вида скидки, вида цен контрагента по договору;
• хранение информации о пользователе, изменившем цену номенклатуры контрагента;
• регистрация и хранение списка контактных лиц контрагентов и их контактной информации;
• регистрация событий при взаимодействии с поставщиками и подрядчиками – входящие и исходящие звонки, письма, встречи;
• оформление заказов поставщикам и контроль их выполнения;
• формирование графиков поставок;
• расчет потребностей в запасах, определение дефицита запасов, формирование рекомендаций по пополнению запасов путем формирования заказов на производство или заказов поставщикам.

Поступление товарно-материальных запасов на предприятие может отражаться по разным схемам:

• поступления за плату от контрагента;
• приобретение подотчетным лицом;
• прием на реализацию от комиссионера;
• получение давальческого сырья и материалов в переработку

Поддерживается функция регистрации поступления дополнительных затрат на приобретение товарно-материальных запасов. Предусмотрено резервирование и передачу товаров между собственными организациями по схеме Интеркампани.

Для ведения учета запасов предприятия на множестве складов предусмотрены следующие возможности:

• раздельный учет запасов собственных товаров, материалов, продукции, а также товаров, принятых и переданных на комиссию, и материалов, принятых и переданных в переработку;
• учет случайных характеристик номенклатуры (цвет, размер и т.п.), а также партий запасов;
• учет в разрезе ячеек мест хранения (зоны, стеллажи, полки и т.п.);
  перемещение запасов (между местами хранения, выдача в эксплуатацию и возврат из эксплуатации, списание на внутренние нужды);
• резервирование запасов (учет запасов и расходов в разрезе заказов покупателей);
• использование ордерной схемы учета запасов (прибыльные складские ордера, расходные складские ордера);
• печать этикеток и ценников.

Поддерживаются функции инвентаризации запасов и отражение результатов инвентаризации – оприходование и списание запасов.

BAS Малий бізнес поддерживает управление процессами производства продукции, выполнения работ, предоставление услуг.

Управление данными о составе и технологии выполненных работ и изготовленной продукции осуществляется с помощью спецификаций.

План-график производства продукции формируется заказами на производство; план-график выполнения работ, предоставление услуг – заказами на производство и заказ-нарядами.

Планирование загрузки ресурсов компании осуществляется заказами на создание и заказами-нарядами.

Заказы на регистрируемое производство имеют следующие особенности:

• могут являться источниками обеспечения потребностей по заказам покупателей;
• по заказам на производство рассчитывается потребность в материалах и комплектующих;
• в открытых заказах производства могут быть размещены потребности, образованные новыми заказами покупателей.

Конфигурация позволяет регистрировать факт производства продукции. Выпуск может быть оформлен как в производственном подразделении, так и на складе (например, фасовка, сборка комплектов). Продукция числится по изготовившей ее структурной единице и может быть перемещена в другую структурную единицу – например, на склад для дальнейшей продажи или в следующий цех по технологическому маршруту.

Факт выполнения работы (оказание услуги) и сдача ее заказчику отражаются актом выполненных работ, а также непосредственно в заказах-нарядах.

Для планирования работ сотрудников служат две функции:

• сдельные наряды – используются для выдачи задач на выполнение технологических операций производственного цикла исполнителям с сдельной оплатой труда; наряды могут быть индивидуальными и бригадными;
• задачи на работу – используются для планирования загрузки сотрудников в рамках внутренних или внешних проектов.

Предусматривается регистрация фактических сведений о выполнении работ по нарядам и задачам. Эта информация может быть использована в дальнейшем для расчета заработной платы, а также оценки эффективности работы и проведения план-фактного анализа работы персонала.

Для учета издержек компании и расчета фактической себестоимости поддерживаются следующие функции:

• учет фактических затрат ведется в необходимых разрезах в стоимостном и натуральном измерении;
• распределение материальных и нематериальных затрат, понесенных на выпуск – может быть произведено как за указанный период, так и на основании конкретного документа выпуска;
• регламентный расчет фактической себестоимости выпуска при закрытии периода;
• отчет о себестоимости выпускаемой продукции и выполненных работах.

“BAS Малый бизнес” поддерживает возможность продажи работ, требующих списания материалов и учета затрат на оплату труда. Факт предоставления услуг регистрируется с помощью заказа-наряда, являющегося одновременно как документом планирования выполнения работ и предоставления услуг, так и фактическим документом, подтверждающим факт выполнения работ, предоставления услуг, продаж товаров, учета материальных и трудовых затрат.

Программа позволяет вести учет денежных средств, а также формировать оперативный платежный календарь.

Управление денежными средствами включает:

• учет денежных средств в кассе и на банковских счетах организации
• отслеживание движения денежных средств
• отражение операций с денежными средствами в валюте, ведение взаиморасчетов в валюте учета
• оформление первичных документов по банку и кассе
• печать прибыльных и расходных кассовых ордеров
• управление дебиторской и кредиторской задолженностью
• формирование платежного календаря
• расчеты с подотчетными лицами
• регистрация кредитов и ссуд
• интеграция с системой “Клиент-банк”
• анализ состояния взаиморасчетов по широкому спектру отчетов

BAS Малий бізнес поддерживает кадровый учет персонала, включая сотрудников, работающих по совместительству, учет рабочего времени (табель) и расчет заработной платы сотрудников предприятия. Кадровый учет включает следующие функции:

• оформление приема на работу;
• кадровое перемещение;
• увольнение персонала.

Возможности расчета заработной платы:

• расчет заработной платы, налогов (НДФЛ) и взносов (ЕСВ) осуществляется в разрезе видов начислений и удержаний единым документом “Начисление зарплаты”;
• формирование платежных ведомостей на выплату зарплаты и аванса сотрудникам;
• Учет рабочего времени – используется табель учета рабочего времени, позволяющий вести учет времени как по дням, так и сведенный за период.

В разделе предусмотрена возможность формирования аналитических отчетов по расчетам с персоналом, начислениям и удержаниям работников. В программе реализована возможность ведения не только управленческого, но и регламентированного кадрового учета и учета заработной платы. Эта возможность предназначена для физических лиц-предпринимателей, ведущих регламентированный учет, правила ведения которого определены законодательно и закреплены в учетной политике предприятия.

BAS Малий бізнес обеспечивает ведение учета имущества (необоротных активов) основных средств и нематериальных активов организации:

• принятие к учету, изменение параметров;
• расчет амортизации;
• продажа и списание.

Этот раздел позволяет формировать регламентированную отчетность. Можно формировать отчетность, если физическое лицо – предприниматель (ФЛП) использует упрощенную систему налогообложения (ССО) или единый налог (ЕП).

В программе BAS Малий бізнес реализована возможность ведения управленческого учета, получения управленческого баланса, формирования и анализа финансового результата. Для этих целей в системе предусмотрен управленческий план счетов и механизм формирования управленческих проводок документов.

Благодаря наличию таких отчетов как оборотно-сальдовая ведомость, денежные средства, доходы и расходы, прикладное решение позволяет формировать финансовую отчетность за произвольный период времени.

Для учета доходов и расходов используется метод начисления или метод начисления и кассовый метод.

Аналитический учет доходов и расходов по методу начисления ведется в разрезе направлений деятельности, подразделений, заказов покупателей, статей (счетов) доходов и расходов.

По данным управленческого учета пользователь получает возможность формировать основные финансовые отчеты:

• управленческий баланс;
• отчет о прибылях и убытках;
• отчет о движении денежных средств.

В системе существует возможность регистрации финансовых планов (бюджетов):

• прогнозный баланс;
• бюджет доходов и убытков;
• бюджет движения денежных средств.

Также в разделе предусмотрены средства для начисления налогов, ввод и распределение других расходов, вызов процедуры закрытия месяца.

Для контроля деятельности предприятия со стороны руководителя предназначен “Монитор руководителя”, в котором сведены основные показатели:

• остатки денежных средств на счетах и ​​в кассах предприятия;
• дебиторская задолженность – общая, просроченная;
• кредиторская задолженность – общая, просроченная;
• доходы и убытки;
• просроченные обязательства перед покупателями и заказчиками по отгрузке товаров и оказанию услуг;
• просроченные обязательства поставщиков и подрядчиков за поставку товаров и оказание услуг.

Дополнительно можно получить следующую информацию:

• общие показатели: продажи, доходы и расходы, состояние оборотных средств (денежных средств, запасов и дебиторской задолженности);
• денежные средства: остатки и движение денежных средств в разрезе полов, за период;
• дебиторская задолженность: остатки и динамика за период по срокам долга;
• кредиторская задолженность: остатки и динамика за период, по срокам долга.

Для контроля деятельности компании со стороны руководителя реализовано различные отчеты и мониторы:

• сводный отчет “Состояние компании”
• монитор “Пульс бизнеса”
• мониторы основных показателей деятельности
• цели и показатели ассистента “Анализа бизнеса”

Аналитические отчеты разрешают получать информацию во всех разрезах учета. Пользователь может самостоятельно задавать (настраивать) уровень детализации, параметры группировки и критерии отбора данных в отчетах в соответствии со спецификой решаемых задач, а также сохранять собственные настройки отчетов.

Для анализа доступны отчеты, использующие данные регистров накопления, а также регистр бухгалтерии Управленческий, содержащий записи управленческого учета в целом.

Настройки программы, минимально необходимые для того, чтобы немедленно начать работу, содержат два этапа: заполнение информации об организации и вводе остатков.
Для заполнения информации об организации необходимо в форме начального окна программы указать нужные сведения, при необходимости загрузить логотип и создать организацию.
В процессе настройки осуществляется:

• регистрация информации по организациям предприятия;
• регистрация структуры предприятия – подразделений, складов;
• настройка параметров учета;
• настройка сервисных функций;
• ввод исходных данных по разделам учета.

Помощник начала работы упрощает начало работы с системой. С его помощью пользователь, переходя от этапа к этапу, может заполнить учетные данные, ввести остатки в начало работы и выполнить основные настройки программы. Есть возможность отключения разделов учета, которые не используются на предприятии, например учет зарплаты или производства.

BAS Малий бізнес. Базова имеет ряд ограничений:

• не поддерживает ведение учета операций более одной фирмы в одной информационной базе; при этом есть возможность ведения учета нескольких организаций в отдельных информационных базах на одном компьютере;
• одновременно с одной информационной базой может работать только один пользователь;
• не поддерживает формирование печатных форм регламентированной отчетности индивидуального предпринимателя – реализован только обмен с сервисом сдачи электронной отчетности “FREDO Отчет”;
• не поддерживается изменение конфигурации; можно использовать только типовую конфигурацию и устанавливать ее обновление;
• не поддерживается работа в клиент-серверном варианте;
• не поддерживается работа распределенных информационных баз;
• не поддерживается СОМ-соединение и Automation-сервер.

Если в организации возникнет потребность в ведении многофирменного учета в единой информационной базе, одновременной работе нескольких пользователей или появятся другие задачи, которые не решаются в рамках ограничений базовой версии, то в этом случае организация сможет перейти на программу “BAS Малый бизнес” версии ПРОФ, не имеющей указанных ограничений.

Обмен данными с программами BAS Бухгалтерія и “BAS Роздрібна торгівля двусторонний, с возможностью настройки направлений. Обмен производится на уровне документов и справочной информации.

Механизм распределенных информационных баз предназначен для создания территориально распределенных систем на основе идентичных прикладных решений.

РИБ позволяет связать несколько территориально разрозненных точек в единую систему посредством создания удаленных рабочих мест. При работе в распределенной информационной базе не требуется постоянное подключение к Интернету.