BAS Управління автотранспортом Стандарт (Business automation software for Motor transport management. STANDARD)

Галузеве рішення “BAS Управління автотранспортом Стандарт” призначене для автоматизації управлінського і оперативного обліку в автотранспортних підприємствах і організаціях, а також в автотранспортних підрозділах торгових, виробничих та інших підприємств, які використовують автотранспорт для власних потреб.

Рішення складається з наступних основних підсистем:

• Управління автопарком;
• Управління замовленнями і диспетчеризація;
• Облік подорожніх листів;
• Облік ПММ і технічних рідин;
• Облік ремонтів і агрегатів;
• Облік ДТП і штрафів;
• Складський облік запчастин і витратних матеріалів;
• Облік роботи водіїв;
• Взаєморозрахунки з контрагентами;
• Облік доходів і витрат;
• Обмін даними з “BAS Бухгалтерія”.

Вирішуються такі завдання:

• облік та розподіл замовлень на автомобілі;
• облік рознарядок;
• робота з маршрутними листами.

“BAS Управління автотранспортом Стандарт” має зручну систему обліку і розподілу замовлень на автомобілі.

Замовлення на автотранспорт можуть враховуватися від внутрішніх підрозділів компанії і від сторонніх контрагентів.

У замовленні на транспортний засіб (ТЗ) враховуються:

• адреси та часові вікна доставки вантажів;
• параметри і характеристики вантажу;
• послуги, що надаються в рамках перевезення вантажу;
• вимоги до транспорту.

У програмі можливо формувати добові рознарядки на транспорт. Виписка рознарядки на випуск автомобілів відбувається з урахуванням різних режимів роботи ТЗ і графіків роботи водіїв.

АРМ Диспетчера

Основне призначення автоматизованого робочого місця (АРМ) Диспетчера – допомога у відпрацюванні замовлень покупців і формування завдань на перевезення.

Можливості:

• швидкий підбір замовлень;
• заповнення документів “Маршрутний лист”;
• робота з журналом “Маршрутні листи”;
• робота з журналом “Подорожні листи”;
• групове формування і друк документів “Рознарядка”.

Вирішуються такі завдання:

• ведення прейскурантів і тарифів на транспортні послуги;
• розрахунок вартості наданих послуг;
• формування документів реалізацій, рахунків та актів, реєстрів.

Відмінна особливість програми – продуманий довідник тарифів, що дозволяє створювати складні тарифи, гнучко налаштовувати їхню дію для контрагентів і договорів контрагентів, для маршрутів, для моделей ТЗ та інше.

У програмі можливо:

• налаштувати залежність величини тарифу від обсягу виконаної роботи;
• встановлювати фіксовані тарифи;
• створювати складні тарифи.

На підставі діючих тарифів програма може автоматично розраховувати вартість наданих транспортних послуг в документі “Товарно-транспортна накладна”, який може бути створений усередині подорожнього листа.

За довільний період часу для клієнтів можуть бути сформовані рахунки і акти послуг з різним ступенем деталізації.

Крім рахунків і актів можна сформувати реєстр наданих послуг.

Підтримується вивантаження документів реалізації в програму “BAS Бухгалтерія”.

Вирішуються завдання:

• облік прямих оперативних витрат на власний транспорт;
• гнучка настройка бази для розподілу доходів і витрат;
• облік інших витрат на автомобілі.

Прямі витрати визначаються на підставі подорожніх і ремонтних листів: вартість ПММ, вартість ремонтів і технічного обслуговування автомобілів, амортизація, знос шин.

Для кожної зі статей доходів/витрат, а також статей собівартості є можливість задати базу, спосіб і варіант розподілу між аналітиками.

Звіти за витратами можна отримувати в різних розрізах аналітики, наприклад, в розрізі замовлень на ТЗ, автомобілів, підрозділів або в розрізі замовників.

За підсумками роботи можна проаналізувати рентабельність роботи транспорту.

Вирішуються основні завдання:

• ведення довідника транспортних засобів;
• облік документів ТЗ та водіїв, контроль закінчення їх термінів дії;
• облік виробітку ТЗ і обладнання.

Вся основна інформація про автомобілі компанії зберігається у довіднику “Транспортні засоби та обладнання”.

Норми проходження планового технічного обслуговування задаються за моделями ТЗ. Програма дозволяє налаштовувати норми ТО як за різними параметрами виробітку (пробіг, кількість виконаних операцій, напрацювання в мотогодинах і т.д.), так і в залежності від календарних строків.

При наближенні чергового ТО автомобіль потрапляє до звіту “Контроль термінів наближення ТО”, а в списку ТЗ він виділяється спеціальною піктограмою.

Функціональні можливості програми також дозволяють:

• вести облік і контроль терміну дії будь-яких документів водіїв та автомобілів;
• завантажувати та зберігати скан-копії документів у системі.

При закінченні терміну дії документа в списку ТЗ автомобіль позначається спеціальною піктограмою, а зведену інформацію можна отримати у спеціалізованому звіті.

Інформація за простроченими документами автоматично переноситься до архіву.

У програмі можна виписувати і обробляти подорожні листи різних видів:

• легкового автомобіля;
• вантажного автомобіля (погодинний, відрядний);
• спеціального автомобіля;
• міжміського автомобіля;
• автобуса;
• фізичної особи-підприємця;
• рапорт про роботу будівельної машини.

Всі перераховані друковані форми подорожніх листів є уніфікованими.

Виписка подорожнього листа виконується як ручним введенням, так і автоматичною пакетною випискою. Режим пакетної виписки особливо зручний для підприємств з великим автопарком, оскільки дозволяє за короткий проміжок часу сформувати і роздрукувати подорожні листи з мінімальними трудовитратами диспетчера.

При обробці подорожнього листа програма розраховує параметри виробітку ТЗ і водіїв за рейсом (пробіг з вантажем, час в наряді, у роботі, у простої та інші), а також нормативні та фактичні витрати ПММ і технічних рідин (ТР) автомобілів.

На підставі даних подорожніх листів програма формує аналітичні звіти:

• Напрацювання обладнання в мотогодинах;
• Карка роботи ТЗ;
• Пробіг ТЗ;
• Виробіток транспортних засобів;
• Діаграма стану ТЗ (у вигляді діаграми Ганта);
• та інші звіти.

Вирішуються такі завдання:

• облік оборотів і витрати палива та ТР в розрізі кожного автомобіля;
• облік фактів економії та перевитрат палива водіями в кожному рейсі;
• контроль і інвентаризація залишків ПММ та технічних рідин на ТЗ;

Розрахунок нормативних і фактичних витрат палива

Для автомобілів можливо враховувати базові норми витрат ПММ, а також норми витрат палива на спеціальні роботи.

Є облік коригуючих коефіцієнтів ПММ (складні умови роботи, температурні коефіцієнти, сезонні надбавки).

Всі алгоритми розрахунку нормативних витрат палива розроблені відповідно до наказу Міністерства транспорту України.

Заправки і зливи ПММ

Основні можливості:

• облік фактів зливів палива;
• можливість проведення інвентаризації залишків палива в баках автомобілів;
• облік заправок зі складу, за готівку, по пластиковій картці, за талонами, від постачальника;
• можливість завантаження звітів процесингових центрів по деталізації заправок ПММ за пластиковими картами;
• можливість порівняння завантажених заправок з чеками водіїв.

Повну картину за рухом палива і ТР можна проаналізувати за допомогою різних звітів:

• Відомість руху ПММ;
• Відомість приходу-витрати ПММ на ТЗ;
• Заправки ПММ;
• Порівняння заправок за пластиковими картками.

Основні можливості:

• облік заявок на ремонт;
• облік планових ТО автомобілів і виконаних ремонтів у власній ремонтній зоні та в сторонніх автосервісах;
• друк форми “Вимога-накладна” з документу “Ремонтний лист”;
• облік агрегатів;
• облік фактів встановлення і заміни шин, акумуляторів та іншої додаткової комплектації.

Програма дозволяє детально проаналізувати інформацію по всім майбутнім і виконаним ТО і ремонтам транспорту за допомогою звітів: “Планування ТО”, “Графік ТО”.

Є звіти для аналізу всіх використаних при ремонтах витратних матеріалів і запчастин, є можливість скласти рейтинг автомобілів за витратами на ремонт.

У підсистемі “Облік агрегатів та іншої комплектації автомобілів” виконується облік шин, акумуляторів, а також аптечок, рацій та іншої додаткової комплектації автомобілів.

Облік агрегатів ведеться в розрізі кожного автомобіля, а шин – ще й в розрізі місць установки.

Для зручної роботи механіка в ремонтному листку передбачений майстер встановлення шин, який дозволяє швидко і наочно, використовуючи макети ТЗ, здійснювати такі операції:

• встановлювати, замінювати, знімати шини;
• перевіряти інформацію щодо наявних на автомобілі шин.

У програмі фіксується інформація про дату і місце установки кожної конкретної шини. На підставі даних за пробігом ТЗ програма розраховує поточний знос шин, встановлених в даний момент на автомобілі, що дозволяє заздалегідь спрогнозувати терміни їх заміни.

У програмі ведеться облік дорожньо-транспортних пригод (ДТП).

Функціональність включає наступні можливості:

• облік і оформлення документів про ДТП;
• облік даних за заподіяному збитку ТЗ, по страхових виплатах;
• ведення статистики причин ДТП, характерах порушень ПДР;
• ведення рейтингу водіїв-порушників.

Звіти дозволяють проаналізувати причини аварійності, частоту участі в ДТП водіїв, порівняти суми виплат страхових компаній з витратами на відновний ремонт ТЗ.

У програмі також реалізовано облік штрафів, отриманих водіями.

Функціональність надає наступні можливості:

• друк форми згоди для утримання штрафів з заробітної плати;
• зберігання фотографій порушень;
• ведення рейтингу водіїв-порушників;
• ведення аналітики за видами порушень ПДР.

У відповідних документах заносяться дані про ТЗ та водія-порушника, характер порушення ПДР, суму штрафу і факт оплати штрафу.

Аналітичні звіти по штрафам дозволяють проаналізувати статистику щодо порушень ПДР, вивести рейтинг водіїв-порушників ПДР.

Основні можливості:

• облік надходження та списання запчастин, палив, технічних рідин і витратних матеріалів на склад;
• облік видачі запчастин і витратних матеріалів;
• внутрішнє переміщення номенклатури між складами;
• списання товарів на автомобіль;
• можливість проведення інвентаризацій;
• контроль актуальних залишків товарів на складах.

Проаналізувати рух товарів на складах і залишки можна за допомогою різних звітів.

Вирішуються основні завдання:

• облік виробітку та робочого часу водіїв;
• нарахування заробітної плати за подорожніми листами.

Функціональні можливості дозволяють:

• формувати, зберігати і друкувати індивідуальні графіки роботи водіїв на довільний період часу (місяць, рік і т.д.);
• формувати табеля обліку робочого часу.

Відомості про нарахування виплат водіям фіксуються в документі “Нарахування зарплати”.

Ці дані можуть використовуватися для розрахунку оподаткування та формування звітності, а також можуть бути вивантажені в програму “BAS Бухгалтерія”.