BAS Документообіг КОРП (Business automation software for document management CORP)

“BAS Документообіг КОРП” дозволяє автоматизувати бізнес-процеси організаційно-розпорядчого документообігу, відповідно до основних постанов та законів, які регулюють ведення діловодства та документообігу в Україні:

• Закон України від 22.05.2003 № 851-IV “Про електронні документи та електронний документообіг”
• Закон України від 05.07.1994 № 80/94-ВР “Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах”
• Закон України від 02.10.1996 № 393/96-ВР “Про звернення громадян”
• Постанова КМУ від 30.11.2011 №1242 “Про затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади”
• Постанова КМУ від 28.10.2004 №1453 “Про затвердження Типового порядку здійснення електронного документообігу в органах виконавчої влади”

“BAS Документообіг КОРП” дозволяє працювати з документами будь-яких типів. Кожен документ супроводжується обліково-реєстраційною карткою, набір реквізитів якої відповідає “Інструкції з діловодства №1153 від 17.10.1997”, постанові КМУ “Про затвердження типового порядку здійснення електронного документообігу в органах”. Для карток документів, процесів і завдань передбачені спеціальні інструкції, що полегшують знайомство і роботу з цими об’єктами. У комплект поставки вже входить 45 готових інструкцій.

Зберігання та права доступу

У програмі “BAS Документообіг КОРП” внутрішні документи і файли зберігаються в структурі папок з урахуванням прав доступу.

Структура папок може формуватися відповідно з організаційною структурою підприємства або за типами документів. Кожній папці встановлюється дозвіл на виконання користувачами або групами користувачів різних операцій: читання, додавання, редагування або видалення.

Додатково до цього всі дані інформаційної бази “BAS Документообіг КОРП” обмежуються правами доступу залежно від видів документів, грифів доступу до документів, груп кореспондентів і груп фізичних осіб, організацій і питань діяльності.

Допускається призначення як дозвільних, так і забороняючих прав, що дозволяє легко підтримувати політику безпеки в актуальному стані. Реалізовано звіт, що дозволяє перевірити назначені права і дозволи для уникнення надання незапланованого доступу до конференційної інформації.

Безпосередньо файли можуть зберігатися як в інформаційній базі, так і в томах на диску.

Реєстрація вхідних і вихідних документів

“BAS Документообіг КОРП” дозволяє вести облік і реєстрацію вхідної та вихідної кореспонденції. При цьому здійснюється автоматична генерація наскрізних реєстраційних номерів по складним правилам.

Реєстрація документів проводиться відповідно до державних стандартів, типових інструкцій і традицій вітчизняного діловодства. При реєстрації підтримується друк штрих-кодів та реєстраційних штампів.

Реєстрація документа супроводжується наступними процесами:

• запуск автоматизованої процедури (бізнес-процесу) розгляду документів і подальшої постановки на контроль;
• оповіщення виконавців;
• підтримка регламентованих термінів виконання документів;
• формування справ, передача закритих справ на архівне зберігання або знищення;
• подальше формування звітів по надходженню і виконанню документів, по простроченим документам.

Облік звернень громадян

У “BAS Документообіг КОРП” передбачена реєстрація та обробка звернень громадян відповідно до Закону України №393/96-ВР від 02.10.1996 “Про звернення громадян”.

Передбачений облік дублікатів і повторних звернень, а також облік переадресації звернень громадян в сторонні організації і від них.

Для роботи із зверненнями громадян використовується спеціальне робоче місце, в якому фахівець відразу бачить усі звернення громадян, історію листування та іншу супровідну інформацію по ним. Для аналізу та контролю виконання звернень громадян використовуються звіти “Виконання звернень громадян”, “Структура звернень за період”, “Динаміка кількості звернень”, “Список звернень громадян”.

Облік договорів

В “BAS Документообіг КОРП” автоматизовано повний життєвий цикл договірних документів:

• підготовка проекту договору;
• узгодження проекту договору, як зовнішнє, так і внутрішнє;
• облік всіх пов’язаних з договором документів, наприклад, акти, додаткові угоди;
• облік і контроль термінів дії договорів;
• автоматичне продовження термінів дії по правилам, зазначеним у договорі;
• багатовалютний облік сум договорів;
• робота з багатосторонніми договорами;
• облік і контроль виконання фінансових зобов’язань за договором;
• контроль наявності супровідних документів за договором, наприклад, рахунок-фактура;
• контроль повернення переданих примірників документів за договором;
• розірвання договору.

Реєстрація договорів відбувається з допомогою реєстраційної картки договору, яка має значно розширений список реквізитів в порівнянні з іншими типами документів, наприклад реквізити для зберігання термінів дії договору, сум, правил оподаткування та інші. Також картка договору включає табличну частину для ведення товарної специфікації договору.

Для аналізу договірної роботи передбачені такі звіти, як “Список укладених договорів”, “Договори, в яких закінчуються терміни дії”, “Супровідні документи за договором”, “Динаміка кількості укладених договорів”, “Динаміка сум укладених договорів”, “Договори, що розірвані”.

Сканування

В “BAS Документообіг КОРП” передбачена можливість завантаження вхідних, вихідних, внутрішніх документів і файлів зі сканерів будь-яких типів, що підтримують інтерфейс TWAIN. Сканування здійснюється у формати jpg, pdf та tif, серед іншого і багатосторінковий.

Підтримується потокове сканування з автоматичним розпізнаванням штрих-кодів документів і формування багатосторінкових tif або pdf файлів.

Передбачено автоматичне розпізнавання відсканованих зображень і повнотекстовий пошук у розпізнаних документах.

Автоматичне завантаження файлів з каталогу

Програма вміє автоматично завантажувати файли з вказаного каталогу в локальній мережі. Як тільки в цьому каталозі з’являється файл або папка з файлами, вони відразу переносяться в потрібну папку Документообігу із збереженням оригінальних імен та структури підпапок. Завантажені файли автоматично розпізнаються, індексуються і можуть бути негайно залучені в документообіг підприємства. Це зручно використовувати для інтеграції, наприклад, з мережевими потоковими сканерами, факс-машинами та іншими додатками.

Електронна пошта

Вбудована в “BAS Документообіг КОРП” внутрішня пошта дозволяє:

• Надсилати електронною поштою безпосередньо з програми будь-які документи або файли;
• Завантажувати вхідні або внутрішні документи з електронної пошти;
• При використанні ЕЦП, відправляти і приймати підписані і зашифровані файли;
• Шукати листи за реквізитами і за допомогою швидкого пошуку, шукати в серед іншого, і по текстовому змісту листів;
• Крім того, програма автоматично відстежує пошту і виводить повідомлення, що спливає в правому нижньому кутку, при надходженні нових листів. Якщо за листом було листування, то програма повідомляє про це, виводячи гіперпосилання в області читання та картці листа.

Виконання завдань по пошті

Завдання можна виконувати поштою, просто відповідаючи на спеціальні поштові повідомлення, що автоматично розсилаються програмою.

Перегляд, редагування та контроль версій

Для перегляду і редагування документів “BAS Документообіг КОРП” використовує відповідні додатки, встановлені на локальних комп’ютерах користувачів.

Повсякденна робота з документами і файлами виконується безпосередньо на “робочому столі”; користувач бачить перелік, документів, що редагуються, і перелік невиконаних задач, передбачено налаштування “Робочого столу” з можливістю видалити, додати або поміняти місцями елементи окремого розділу.

“BAS Документообіг КОРП” забезпечує доступ співробітників до файлів, як для перегляду, так і для редагування. Конфлікти при одночасному редагуванні документів виключаються завдяки механізму блокування файлів.

При збереженні змін в інформаційній базі автоматично створюється нова версія файлу із зазначенням автора, дати і часу створення.

Безпосередньо з картки файлу можна подивитися список версій, видалити непотрібні, змінити активну (поточну) версію. Для файлів популярних форматів (doc, rtf, html, txt, odt) підтримується порівняння версій.

Шаблони документів і файлів

В “BAS Документообіг КОРП” користувачі можуть налаштовувати і використовувати шаблони файлів і документів, що автоматично заповнюються. При створенні нового файлу з шаблону поля шаблону автоматично заповнюються обліковими даними, наприклад, найменування, автор, дата створення, сума договору, реквізити контрагента.

При створенні нового документа з шаблона його реквізити відразу заповнюються за шаблоном, і до документа автоматично приєднуються всі зазначені в шаблоні файли, які, в свою чергу, теж автоматично заповнюються на підставі реквізитів документа.

Штрихкодування документів

В “BAS Документообіг КОРП” всім документам автоматично присвоюється штрих-код, який можна:

• роздрукувати на окремому аркуші;
• роздрукувати поверх титульного аркуша паперового документа;
• роздрукувати на наклейці;
• вставити в електронний документ як зображення.

Штрих-коди використовуються для швидкого пошуку облікових карток документів і для автоматичного прикріплення файлів до документів при потоковому скануванні.

Друк реєстраційних штампів документів

В “BAS Документообіг КОРП” користувачі можуть виводити на друк реєстраційний штамп документа, який містить назву організації, реєстраційний номер і дату реєстрації, штрих-код. Реєстраційний штамп може друкуватися як на окремому аркуші, так і поверх титульного аркуша паперового документа.

Зв’язки між документами

В “BAS Документообіг КОРП” передбачені стандартні зв’язки між документами, які автоматично встановлюються, наприклад, при реєстрації відповідних документів. Програма дозволяє налаштувати додаткові зв’язки між документами і вказати правила використання цих зв’язків для видів документів. Підтримуються поодинокі, множинні, односторонні і двосторонні зв’язки. Реалізовано зручне відображення всіх документів, які стосуються кореспондента з катерегізацією на вхідні, вихідні та внутрішні документи.

Кілька резолюцій в документах

У картці документа “BAS Документообіг КОРП” можна вказати кілька резолюцій. Резолюції автоматично формуються бізнес-процесом “Розгляд” або можуть бути введені вручну. При цьому в якості авторів резолюцій можуть виступати не тільки співробітники вашого підприємства або установи, а й посадові особи сторонніх організацій.

Передбачена можливість завіряти резолюції електронним підписом (ЕП). Необхідність підписання резолюцій визначається правилами документообігу, встановленими на підприємстві.

Переадресування вхідних документів

У програмі “BAS Документообіг КОРП” можна враховувати перенаправлення вхідних документів у сторонні організації, а також отримання перенаправлених вхідних документів від сторонніх організацій. При цьому програма дозволяє контролювати терміни виконання перенаправлених документів.

Контроль переданих документів

Передбачено облік передачі документів посадовим особам кореспондентів і контроль термінів повернення переданих документів.

У програмі “BAS Документообіг КОРП” колективна робота з документами реалізована за допомогою наступних бізнес-процесів:

• Розгляд: документ потрапляє на розгляд до керівника і з його резолюцією повертається до автора документа. При цьому безпосередньо в процесі розгляду посадова особа може винести текстову резолюцію або відправити документ на виконання або ознайомлення;
• Виконання: документ передається на виконання всім користувачам за списком і контролерові для дотримання виконавської дисципліни. Один з користувачів може бути призначений відповідальним виконавцем;
• Узгодження: прикладені до такого бізнес-процесу документи потрапляють на узгодження зазначеним респондентам і потім повертаються до автора цього бізнес-процесу для ознайомлення з результатами узгодження або відправки на повторне узгодження. Підтримуються такі варіанти узгодження, як:
  – паралельне;
  – послідовне;
  – змішане (паралельне і послідовне), зокрема і з урахуванням умов маршрутизації.
• Затвердження: документ потрапляє на затвердження до відповідальної особи і повертається до автора документа для ознайомлення з результатом затвердження;
• Реєстрація: документ потрапляє до секретаря для присвоєння реєстраційного номера, проставлення печатки організації та відправки кореспонденту;
• Ознайомлення: за допомогою цього бізнес-процесу потрібний документ розсилається всім користувачам за списком для ознайомлення;
• Доручення: за допомогою цього бізнес-процесу можна видавати доручення співробітникам і перевіряти їх виконання;
• Обробка вхідного документа: цей бізнес-процес автоматизує повний цикл обробки вхідного документа – розгляд, виконання, списання в справу;
• Обробка вихідного документа: цей бізнес-процес автоматизує повний цикл створення вихідного документа – погодження, затвердження, реєстрація.

Передбачена можливість призначати завдання не тільки конкретним виконавцям, але і ролям. Так, наприклад, документ можна відправити на затвердження ролі “Директор”, і програма автоматично доставить відповідне завдання тому, хто в даний момент виконує цю роль, – самому директору або його заступнику.

Для забезпечення жорсткої маршрутизації передбачена можливість налаштування шаблонів маршрутів бізнес-процесів по кожному виду документів з урахуванням умовної маршрутизації. Так, наприклад, для узгодження договорів, сума яких перевищує 20 тисяч гривень, буде використаний один шаблон, а для узгодження всіх інших договорів – інший. Умови маршрутизації можуть налаштовуватися в режимі конструктора або на вбудованій мові.

Терміни виконання бізнес-процесів контролюються з урахуванням графіків робіт співробітників і можуть обчислюватися не тільки в днях, а й у годинах і навіть хвилинах.

Реалізовано автоматичний запуск бізнес-процесів за розкладом, ескалація задач бізнес-процесу у разі виконання деяких умов, наприклад автоматична передача простроченої задачі на керівника відділу, або автоматичне завершення простроченої задачі погодження документу як погодженої, та інших подібних дій у разі настання заданих користувачем подій.

Підтримується ієрархія підпорядкованості бізнес-процесів та їх завдань. При створенні бізнес-процесу можна вказати, що він є підлеглим по відношенню до задачі іншого бізнес-процесу. Таким чином, вибудовується ієрархія бізнес-процесів і завдань, яку можуть бачити всі учасники цих бізнес-процесів з урахуванням прав доступу.

Є можливість тимчасової зупинки бізнес-процесів, яка поширюється на всі підлеглі бізнес-процеси та їх задачі.

Для підвищення виконавчої дисципліни і уникнення помилкового завершення фактично не завершених задач, в системі є можливість призначити додаткові умови перевірки (наприклад заповнення переліку обов’язкових полів картки документу, або прив’язки відповідного пов’язаного документо, який є підтвердженням виконання задачі), без виконання яких система не дозволяє вказати завершення виконання задачі.

Інтеграція бізнес-процесів з іншими інформаційними базами

Основне призначення цього механізму інтеграції – автоматизувати такі процеси обробки даних, які перетинають кордони різних інформаційних баз; зробити перетин цих кордонів непомітним для користувачів. Приклад бізнес-процеса, що перетинає кордони конфігурацій: процес обробки замовлення покупця починається в інформаційній базі “BAS Управління торгівлею”, триває в “BAS Документообіг КОРП” і закінчується знову в “BAS Управління торгівлею”.

Підтримка проектної діяльності в “BAS Документообіг КОРП” включає ведення аналітичного обліку даних (вхідних, вихідних і внутрішніх документів, файлів, процесів, заходів, задач та ін.) у розрізі проектів, а також підтримка бізнес-процесами діяльності з виконання плану проекту.

В програмі передбачено:

• ведення картки та ієрархічної структури проекту (структура проекту містить в собі перелік проектних задач бізнес-процесу);
• облік трудовитрат у розрізі проектів;
• формування звітності по проектах;
• завантаження проекта з Microsoft Project (як джерело даних використовується файл проекту, вивантажений у XML);
• робота з планом проекту й діаграмою Ганта.

Бізнес-процес проекту включає наступні етапи:

• Ініціація;
• Планування;
• Затвердження плану;
• Старт проектних робіт;
• Виконання;
• Завершення.

Звіти з проектної діяльності:

• Поточний стан проектних задач;
• Задачі, які скоро повинні початися;
• Задачі, які скоро повинні закінчитися;
• План-факт за строками (показує, чи є перевищення планових строків);
• План-факт трудовитрат (показує планові і фактичні трудовитрати за проектом).

Реалізовані процеси підтримки організації заходів (нарад, конференцій та будь яких інших) дозволяють скоротити час на підготовку заходів, спрощує процедуру підбору та сповіщення учасників, забезпечує облік і контроль виконання прийнятих на нарадах чи зборах рішень тощо.

Система підтримує всі необхідні кроки від підготовки і до аналізу ефективності проведення заходу та виконання прийнятих рішень:

• Зовнішні та внутрішні заходи;
• Протокольні заходи (наради, засідання, ради директорів);
• Бронювання приміщень;
• Підбір зручного для учасників часу проведення;
• Формування програми та протоколу;
• Прийняття рішень і контроль їх своєчасного виконання.

Бізнес-процес включає:

• Підготовка:
  – планування учасників, місця й часу заходу;
  – оформлення програми заходу;
  – погодження участі (місця, часу);
  – підготовка матеріалів до заходу;
  – розсилка учасникам матеріалів до заходу.
• Проведення:
  – фіксування присутніх/відсутніх;
  – фіксування прийнятих рішень.
• Оформлення протоколу:
  – підготовка протоколу;
  – погодження протоколу;
  – затвердження протоколу;
• Виконання рішень

В комплект поставки включено широкий набір готових звітів для аналізу ефективності організації заходів:

• Які заходи були проведені за період;
• Як росте або зменшується кількість заходів в організації;
• Скільки часу витрачається на заходи;
• Заходи якого виду найчастіше проводяться в організації;
• Хто зі співробітників ігнорує заходи;
• Хто з голів/організаторів порушує строки;
• По яких заходах були пропущені рішення;
• Інші.

Електронний документ є структурованим набором даних, що містить реквізити та змістовну частину. Реквізити документа та інформація його змістовної частини можуть бути використані в процесі пошуку конкретного документа.

Реалізовано повнотекстовий пошук будь-яких даних (документів, файлів) не тільки по всіх полях карток, але і по вмісту версій файлів популярних форматів з урахуванням морфології російської, української та англійської мов.

Дані обліку робочого часу та можливість його контролю забезпечують керівника інформацією для прийняття управлінських рішень і дозволяють оптимізувати роботу співробітників.

У програмі реалізована щоденна звітність співробітників, яка містить дані про час, проект, зміст роботи або про відсутність на роботі з різних причин, наприклад у зв’язку з відпусткою або роботою віддалено. На підставі цих відомостей можна побудувати різні звіти про витрати часу співробітників в розрізі видів робіт, підрозділів або періодів.

Програма дозволяє вести загальний і персональний календарі і підбирати час для заходів з урахуванням зайнятості учасників. Записи календаря можна створити на підставі будь-якого іншого предмета програми, наприклад, задачі, документа, листа, заходу.

В програмі передбачена робота в режимі розподіленої інформаційної бази, серед іншого і для варіанту зберігання файлів не в інформаційній базі, а на диску.

В “BAS Документообіг КОРП” передбачені вбудовані в систему плани обміну з типовими прикладними рішеннями автоматизації бізнесу, зокрема “BAS ERP”, “BAS Управління холдингом”, “BAS Управління торгівлею”. Прозора інтеграція дозволяє починати бізнес-процес в одній системі, а продовжувати в іншій (по аналогії можливо налагодити інтеграцію і з іншими системами управління).

Додатково до комплекту поставки релізів програми включені правила обміну з іншими прикладними рішеннями. Ці правила обміну готові для використання і налаштування обміну за допомогою обробки “Універсальний обмін даними у форматі XML”.

“BAS Документообіг КОРП” може виступати як зовнішня по відношенню до інших систем бібліотека файлів. Взаємодія між “BAS Документообіг КОРП” та іншим додатком здійснюється за допомогою веб-сервісів.

Застосування програми як бібліотеки файлів дозволяє:

• приєднувати файли до об’єктів вашої інформаційної бази;
• розвантажити вашу інформаційну базу за рахунок перенесення збережених файлів в “BAS Документообіг КОРП”;
• забезпечити безпечне, надійне і централізоване зберігання неструктурованої інформації вашого підприємства;
• інтегрувати файли, пов’язані з вашою інформаційною базою, в загальний документообіг підприємства;
• організувати єдине сховище файлів для різних інформаційних баз і додатків.