BAS Управління торгівлею (Business automation software for trade management)

BAS Управління торгівлею – современный инструмент повышения эффективности бизнеса торгового предприятия. Решение позволяет:

• увеличить производительность труда всех служб торгового предприятия;
• работать с оперативной информацией, отражающей текущее состояние предприятия;
• быстро и в удобной форме получать отчеты для принятия решений на разных уровнях.

Продукт автоматизирует следующие задачи:

• планирование и план-фактный анализ продаж, закупок, сборки (разборки);
• управление продажами (включая оптовую, розничную и комиссионную торговлю);
• управление поставками;
• управление складскими запасами, в частности адресным составом по простой или ордерной схеме;
• управление отношениями с поставщиками и заказчиками;
• управление заказами покупателей и внутренними заказами подразделений;
• самообслуживание клиентов через web;
• управление взаимодействием с клиентами через торговых представителей;
• обработка претензий;
• управление денежными средствами, в том числе формирование платежного календаря;
• учет и анализ коммерческих расходов;
• управление взаиморасчетами с заказчиками, поставщиками и подотчетными лицами;
• анализ и управление ценовой политикой;
• интеграция с торговым оборудованием;
• аналитическая отчетность по торговой деятельности;
• совместная работа с BAS Роздрібна торгівля и BAS Бухгалтерія

Функционал редакции 3.5 дополнен следующими возможностями:

•  новая версия партионного учета 2.5, основанная на изменившейся структуре данных;
•  распределение расчетов на задолженность и предоплату по расчетным документам в режиме ведения взаиморасчетов “Онлайн”;
•  механизмы передачи и приема товаров на ответственное хранение;
•  сценарий по оформлению покупок запасов “неотфактурированные поставки”:
–  оприходование запасов по стоимости, предусмотренной договором,
–  регистрация доходных документов и коррекция стоимости запасов.
•  независимое распределение затрат для целей управленческого и регламентированного учета;
•  сквозной учет по направлениям деятельности;
•  сменное материальное планирование, обеспечивающее замещение предыдущего документа планирования;
•  новые документы планирования “План остатков” и “План внутренних потреблений”.

Программа позволяет планировать объемы продаж и закупок в количественных и суммовых показателях, объемы уборки (разборки) в количественных показателях, а также выполнять ассортиментное планирование продаж.

Планирование продаж

Прогнозирование продаж может производиться в разрезе отдельных складов или в разрезе форматов магазинов (складов), в разрезе менеджеров, клиентов или отдельных сделок с клиентами. План продаж фиксируется на определенный период времени с заданной периодичностью плана: неделя, декада, месяц и т.д. Программа предоставляет отчеты для план-фактного анализа выполнения планов всех видов.

Ассортиментное планирование продаж

Ассортиментное планирование продаж предоставляет следующие возможности:

• планирование продаж в разрезе товарных категорий;
• планирование продаж в разрезе форматов магазинов и номенклатуры;
• детализация общего плана продаж по категориям в номенклатуру с применением коэффициентов разбиения;
• управление коллекциями товаров;
• заполнение планов продаж и закупок по ассортименту;
• использование средней цены продажи

Планирование закупок

Планировку можно осуществлять с разной степенью детализации. При планировании могут использоваться источники данных:

• плановые и фактические объемы закупок и продаж;
• объемы заказов;
• товарные остатки и другие источники

Также предусмотрена возможность планирования сбора (разборки) в количественных показателях. Есть возможность формирования заказов поставщику на основании планов закупки и планов уборки, а также формирование заказов на уборку (разборку) на основании планов сборки (разборки).

Условия работы с клиентами

Для регистрации типовых условий продаж, применяемых к сегменту партнеров (оптовые клиенты, дистрибьюторы, сетевые магазины и т.п.), предусмотрены типовые соглашения с клиентами, использование которых позволит установить:

• ценовые условия (цены и скидки);
• денежные условия (валюта, график, форма оплаты, порядок расчетов);
• логистические условия (состав отгрузки, срок поставки);
• прочие (организация, налогообложение, сегмент клиентов, сегмент номенклатуры и другие условия).

Обычная сделка подходит для работы с неограниченным количеством клиентов.

Можно формировать разные типовые сделки, если различаются условия продаж разных групп товаров (сегментов номенклатуры). Основная задача фиксации условий продаж в сделке – автоматический контроль их соблюдения при продаже товаров.

Для клиентов, работа с которыми осуществляется на особых условиях, можно задать индивидуальные условия продажи. Индивидуальные условия продаж регистрируются с помощью индивидуального соглашения для конкретного клиента. Индивидуальное соглашение может быть сформировано на основе данных типового соглашения с клиентом.

В индивидуальном соглашении можно уточнить условия типового соглашения. К примеру, могут быть указаны организация, контрагент, состав, график оплаты, если они не определены в обычных условиях реализации.

Примерное решение контролирует соблюдение правил продажи: продажа с отклонением от установленных правил может быть осуществлена ​​только после дополнительного согласования с руководителем или другими ответственными лицами. Соглашение сделок выполняется с помощью бизнес-процесса “Согласование сделок с клиентами”.

Для отображения данных конкретного документа предусмотрена возможность ведения договоров с клиентами. Учет по договорам можно вести в любом случае, независимо от того, используются или нет сделки для регистрации правил продаж на предприятии. Контракт заключается меж конкретной организацией компании и организацией постороннего компании (контрагентом).

Установление цен

Прикладное решение позволяет определить разные виды цен товаров. Для каждого вида цены определяются валюта цены, правила расчета, способ округления и остальные свойства.

Для каждого вида цены определяются свои правила расчета (способ установления цены).

Предусмотрена возможность назначить алгоритмы расчета цен:

• на основе данных, хранящихся в информационной базе;
• в виде произвольных формул.

Правила расчета цен могут быть детализированы в ценовые группы товаров. Для каждой ценовой группы продукта может быть задана своя формула расчета. Для создания формул расчета можно использовать конструктор формул.

Расчет цен на основе данных информационной базы предоставляет разные возможности. Например, можно получить данные о минимальной цене рынка на основе зарегистрированных данных о ценах конкурентов и поставщиков.

Условия по скидкам (наценкам)

Предусмотрена возможность назначать ручные и автоматические скидки. Скидки (наценки) могут применяться как в оптовой, так и розничной торговле.

Скидка (наценка) может быть назначена:

• конкретному клиенту в соответствии с условиями продаж (в случае оформления индивидуального соглашения с клиентом) или группе клиентов в соответствии с условиями продаж (в случае оформления типового соглашения с клиентами);
• по карте лояльности определенного вида, предъявленной клиентом;
• при оформлении продаж по конкретному составу (магазину).

Предусмотрено назначение как процентной, так и суммовой скидки (наценки), а также предоставление бонусных скидок (подарков, скидок по количеству). Скидка количеством применяется в том случае, если в качестве бонуса (подарка) предоставляется такой же товар.

Подарок применяется в том случае, если при покупке определенного количества товаров из какого-либо сегмента необходимо предоставить в подарок другой товар. Скидка (наценка) может быть назначена по определенному сегменту номенклатуры на любую номенклатуру из списка. Процент и сумма скидки могут быть уточнены для каждой группы цен.

В прикладном решении предусмотрены разные типовые схемы условий предоставления скидок (наценок) (за разовый размер продаж, за форму оплаты, за время реализации и др.). Скидки (наценки) могут быть объединены в группы, для каждой из которых определяется правило совместного применения скидок внутри группы.

Могут быть разные варианты совместного применения скидок (наценок):

• Минимум – при совместном действии скидок (наценок) в одной группе будет выбрана скидка с минимальным значением;
• Максимум – при совместном действии скидок (наценок) в одной группе будет выбрана скидка с максимальным значением;
• Добавление – при совместном действии скидок (наценок) в одной группе скидки (наценки) будут составляться, то есть будет применена скидка (наценка), равная сумме скидок или наценок;
• Умножение – при совместном действии скидок (наценок) в одной группе скидки (наценки) будут применяться последовательно;
• Вытеснение – при совместном действии скидок (наценок) в одной группе будет действовать только скидка, которая имеет наивысший приоритет в группе.

Допустимые значения ручных скидок для оформления продаж могут быть ограничены. Ограничения могут быть определены для конкретных менеджеров (пользователей) или конкретных клиентов (в соглашениях об условиях продаж). Ограничение ручных скидок можно также детализировать в ценовые группы.

Предусмотрена возможность загрузки новых скидок (наценок) с произвольными условиями предоставления, используя внешние дополнительные обработки.

Автоматизация бизнес-процесса продаж

Для повышения эффективности “длинных” продаж в системе предусмотрена возможность автоматизации полного процесса управления сделкой. Поддерживаются шаги бизнес-процесса, начиная с момента согласования коммерческого предложения на основании данных о первоначальном интересе клиента в оформленном с ним соглашении, продолжая формированием коммерческого предложения, согласованием стоимости, графика оплат и поставок, заключением договора обеспечением сделки товаром и заканчивая контролем выполнения обязательств. оплаты и отгрузки.

Кроме того, реализован упрощенный режим управления процессом продаж с ручным перемещением этапами. Допускаются разные виды процессов, с разным составом этапов. Для них поддерживается хранение вспомогательных документов – регламентов, инструкций, шаблонов документов и других материалов, необходимых на протяжении жизненного цикла процесса. Все процессы продажи (сделки) регистрируются в системе. Они объединяют в единое целое всю информацию, накопленную в системе в процессе подготовки и выполнения продаж: электронную почту, сведения о звонках, встречах, оформлении заказа, счетах, накладных, дополнительных файлах и т.д. Это помогает максимально удобно организовать работу менеджеров по продажам.

Использование регламентированных процессов продаж позволяет управлять качеством обслуживания клиентов, оперативно получать информацию:

• сроки обработки сделок на этапах процессов продаж;
• узкие места процессов (количество проигрышей и упущенный потенциал на этапах);
• вероятностный прогноз поступления денежных средств;
• графическое (в виде диаграммы “воронка продаж”) представление состояния процессов продаж;
• подробное состояние процессов: количество сделок (в работе, выигранных и проигранных) и потенциал в разрезе этапов процессов продаж;
• отличия от средних значений в разрезе менеджеров, партнеров и видов сделок.

На основании статистики сделок можно оценить вероятность их успешного совершения. Итак, система автоматизирует и поддерживает не только стадию продаж, но и подготовку продаж.

Система позволяет анализировать степень удовлетворения первоначального спроса клиентов. Все эти возможности позволяют усовершенствовать работу отдела продаж.

Коммерческие предложения

Коммерческие предложения разрешают фиксировать историю переговоров с клиентом по определению состава и условий продаж.

• Менеджер формирует коммерческое предложение. Коммерческое предложение может быть сформировано в форматах .doc (Microsoft Word), .odt (OpenOffice), *.mxl
• Менеджер отправляет коммерческое предложение клиенту;
• Клиент посылает ответ, который фиксируется в виде коммерческого предложения, введенного на основании исходного коммерческого предложения;
• По результатам согласования менеджер указывает те позиции, по которым с клиентом согласованы условия.

После того, как коммерческое предложение согласовано и договор заключен, выполнение поставок производится в рамках заказов.

Управление заказами клиентов

Заказ является центром управления всеми дальнейшими действиями его выполнения.

Управление действием выполнения заказа осуществляется через соответствующие статусы и состояния документа. Состояние заказа рассчитывается автоматически и извещает о текущем положении дел по заказу по мере прохождения бизнес-процесса продаж.

В любой момент менеджер может получить подробную информацию о состоянии заказа: каким образом должен быть оплачен заказ клиента в соответствии с указанными в нем этапами оплаты, состоянием оплаты по заказу и состоянием отгрузки по заказу. Для повышения удобства обеспечено визуальное отображение состояния заказов.

Программа автоматически контролирует соответствие заказов условиям торговых соглашений, не позволяя отклоняться от них пользователям, не имеющим соответствующих прав. Для согласования отклонений от соглашения может использоваться бизнес-процесс “Согласование заказа”. Система автоматически направляет уполномоченным пользователям задания на согласование заказа и утверждает его при наличии положительного решения ответственных за согласование лиц.

Возможно включение отдельного учета себестоимости для любого заказа. Этот режим учета позволяет точно определить рентабельность отдельного заказа.

Решение позволяет указать график оплаты по заказу (как в части авансовых платежей, так и в части платежей по погашению дебиторской задолженности). Это позволяет планировать поступление выручки в разрезе дней, контролировать соблюдение клиентом оговоренных сроков оплаты, выделять просроченную дебиторскую задолженность.

Просроченная задолженность может быть проанализирована в разрезе этапов оплаты, которые зарегистрированы в заказе клиента. Программа позволяет автоматически запрещать отгрузку клиентам со сроком задолженности, превышающим установленный предел. При оформлении отгрузки без заказа также предусмотрено указание даты оплаты, если оформляется отгрузка в кредит. Кроме планирования средств и контроля дебиторской задолженности, информация о соблюдении графика оплат учитывается при обработке заказа клиента.

Товары под заказ будут закупаться только после получения оплаты по этапу “Аванс”, для начала отгрузки товаров на заказ, кроме оплаты аванса, должна поступить оплата по этапу “Предоплата”. Информация о заказах, по которым может быть выполнена отгрузка товаров, автоматически формируется посредством списка распоряжений на отгрузку. При формировании списка отгрузок учитываются даты отгрузок, указанные в заказах. Контроль выполнения предписаний ведется с точностью до отдельных позиций заказа. Система предотвращает “перевыполнение” распоряжения, чтобы отгруженное количество не превышало заказ.

Ведет учет плановой и фактической задолженности в разрезе заказов, сроков оплаты и документов расчетов. Для продаж в партнерскую сеть предусмотрена оптимизация работы с группами партнеров по одинаковым правилам продаж. С целью максимально быстрой обработки потребностей партнеров с соблюдением корпоративных правил обслуживания может быть использован такой короткий бизнес-процесс обработки заказа, если это необходимо.

Самообслуживание клиентов

В программе предусмотрена возможность самостоятельной регистрации заказов клиентами через Интернет. Клиенту предоставляется доступ к информационной базе и указывается пароль входа.

Работая в системе самообслуживания, клиент может выполнить следующие действия:

• Посмотреть общую информацию по своему заказу;
• Оформить новый заказ, указать способ доставки. При подборе в заказ клиент может просмотреть карточку товара с кратким описанием и фотографией товара;
• Посмотреть состояние заказов;
• Проконтролировать состояние взаиморасчетов, уточнить свои данные;
• Зарегистрировать жалобу или претензию, видеть состояние ее обработки;
• Зарегистрировать заявку на возврат;
• Оформить отчет о продажах, если клиент является комиссионером;
• Оформить акт разногласий при приемке товаров;
• Зарегистрировать планы закупок товаров;
• Получение автоматических сообщений по результатам событий в информационной базе или на основе анализа данных.

Информация, введенная внешним пользователем, автоматически отображается в информационной базе. Заказы, оформленные внешним пользователем, обрабатываются как любые другие заказы.

Автоматизация продаж группы торговых компаний/холдинга

Поддерживается схема работы “Интеркампании”: товар закупается на одни организации компании, а продается от других организаций. В этой схеме работы в соответствии с настроенными правилами автоматически подбирается организация-собственник продаваемого товара, оформляется перепродажа товара между организациями внутри компании.

Управление торговыми представителями

В программе реализована функциональность управления торговыми представителями (торговыми агентами): закрепление клиентов за агентами, назначение графика посещения, планирование посещений клиентов, формирование детальных задач по сбору заказов и решением других произвольных вопросов. По результатам отработанных задач в информационной базе могут быть автоматически созданы заказы клиентов. Также фиксируется информация о расходах торгового представителя (авансовые отчеты) и собранная информация о клиентах.

Предусмотрена возможность самостоятельной работы торговых представителей без оформления предыдущих задач: Торговым представителям передается информация о товарах и клиентах. После работы с клиентами торговый представитель фиксирует оформление заказа, уточняет сведения о клиентах или вводит данные о новых клиентах, фиксирует данные о расходах.

Анализ деятельности торговых представителей проводится с помощью различных отчетов: сравнить деятельность торговых представителей с точки зрения эффективности их работы, а также провести план-фактный анализ деятельности торговых представителей.

Программа позволяет автоматизировать управление продажами через собственную сеть магазинов. Для сети магазинов есть возможность:

• Формирование ассортимента товаров в соответствии с форматами магазинов (супермаркет, магазин у дома, бутик и т.п.);
• Установка количественных ограничений (квот) для категорий товаров в магазинах разных форматов;
• Определение состава товарной категории – какие товары будут представлять каждую категорию в каждом формате;
• Определение роли товара в ассортименте, стадии ассортимента и назначение вида цен для товаров ассортимента;
• Проведение анализа ассортимента.

В зависимости от формата магазинов используются разные схемы автоматизации.

Интеграция со специализированным решением, установленным в магазинах

Для управления продажами в розничной сети рекомендуется использовать BAS Управление торговлей в связи с решением BAS Розничная торговля или одним из отраслевых решений на базе BAS Розничная торговля. Такая схема обеспечивает:

• В офисе – максимальные возможности управления складами, управление взаимоотношениями с поставщиками, планирование и анализ продаж в разных разрезах, организация акций повышения лояльности покупателей;
• В магазине – автономная работа, не зависимая от надежности канала связи с офисом, удобное, функциональное рабочее место кассира.

Продажа в магазине, автоматизированном с помощью BAS Управління торгівлею

Розничные операции могут также производиться и непосредственно в BAS Управління торгівлею. В этом случае можно использовать разное торговое оборудование и регистраторы расчетных операций (РРО): фискальные регистраторы, сканеры штрихкодов, электронные весы, терминалы сбора данных и т.д.

При оформлении розничных продаж кассир использует специализированное рабочее место, позволяющее выполнять последовательно все операции, касающиеся продажи товаров в торговом зале:

• открытие кассовой смены;
• оформление чека;
• прием оплаты от покупателя;
• закрытие кассовой смены;
• передача розничной выручки в кассу предприятия.

Оплата чека может производиться наличными или с использованием платежных карт.

В процессе оперативной работы предусмотрена возможность оформления возвратов в течение кассовой смены. После закрытия кассового изменения формируется документ “Отчет о розничных продажах”. Информация о всех пробитых чеках после закрытия кассового изменения хранится в информационной базе в виде архивных чеков.

После закрытия кассовой смены на основании архивных чеков можно оформить операцию возврата товаров розничному покупателю.

Программа позволяет не только производить оплату платежными картами (эквайринговые операции), но и отслеживать процесс перечисления денежных средств из банка.

Автоматизирован процесс загрузки данных об эквайринговых операциях, реализованы отчеты для контроля прохождения эквайринговых платежей. Продажи с использованием платежных карт могут производиться также и в оптовой торговле.

Продажи в неавтоматизированных (удаленных) точках

Программа автоматизирует работу с удаленными торговыми точками, где не обеспечен доступ к информационной базе. К примеру, это могут быть небольшие магазины, торговые павильоны, ярмарочные места и т.д.

В торговой точке регистраторы расчетных операций используются только для регистрации денежных сумм, полученных от покупателей, что достаточно для соблюдения текущих правил использования РРО в Украине. Предполагается, что в момент осуществления продажи, эта продажа не регистрируется в программе. По окончании периода торговая точка передает в кассу торгового предприятия денежные средства, полученные в результате продажи товаров покупателям в течение этого периода.

Если в торговой точке ведется детальный учет продаж товаров, то торговая точка также сообщает о количестве проданных товаров. Эта информация регистрируется с помощью документа “Отчет о розничных продажах”.

В том случае, если в точке не ведется детальный ежедневный учет проданных товаров, то торговая точка проводит инвентаризацию и получает данные о текущих остатках товаров. Выявленные инвентаризацией отклонения будут означать объемы продаж за период времени после предварительной инвентаризации. Недостатки и излишки товаров, обнаруженные инвентаризацией и не связанные с продажами в неавтоматизированной торговой точке, можно зарегистрировать в информационной базе в соответствии с документами “Списание нехваток товаров” и “Оприходование излишков товаров”. Эти документы могут быть сформированы в рамках проведения инвентаризационной кампании.

В любой момент программа позволяет проконтролировать правильность сдачи розничной выручки и сравнить объем розничной выручки с полученной от точки информацией о продаже товаров. Посредством различных отчетов можно проводить сравнительный анализ розничных продаж товаров в разных торговых точках, анализировать оптимальный запас товаров в них. В розничной торговле можно использовать все методы управления запасами для расчета оптимального запаса товаров, которые применяются и для оптовых продаж.

Ключевыми целями процесса управления запасами являются:

• наличие запасов на складе в необходимом количестве;
• достижение желаемого уровня обслуживания клиентов;
• снижение потребности в оборотных средствах;
• улучшение показателей обращения товаров;
• снижение издержек предприятия на закупку и хранение товаров;
• устранение избыточных запасов.

Для полного заслуги вышеуказанных целей прикладное решение дозволяет поддерживать запасы на складе, обеспечивать количество продуктов по текущим заказам на отгрузку и обеспечивать потребности по планам закупок.

Упрощенная поддержка запасов на складе

Упрощенное поддержание запасов на складе связано с выполнением задач:

• контроль текущего остатка товаров на складе;
• определение максимального и минимального объема запасов;
• расчет среднедневного потребления товаров;
• определение поставщика и условия работы с ним;
• формирование заказов поставщикам на то количество товаров, необходимое для поддержания запаса.

Упрощенная поддержка запасов на складе осуществляется в соответствии с параметрами:

• Минимальный остаток – желаемое количество товаров, определяемое сроком поставки;
• Максимальный остаток – желаемое количество товаров, определяющее уровень запасов и частоту завоза.

Минимальный и максимальный остатки можно задать вручную или автоматически рассчитать на основании среднедневного потребления товаров.

Поддерживать запасы на складе при выборе упрощенного варианта управления запасами можно путем формирования заказов поставщикам. Максимальный и минимальный остатки, а также фактические остатки товаров на складах, учитываются при расчете количества товаров, рекомендуемых к заказу у поставщика для поддержания запаса.

Количество товаров, которые необходимо заказать у поставщика, рассчитывается для всех товаров. Одновременно системой выдаются рекомендации к заказу у поставщика только к тем товарам, уровень запасов которых на складе меньше или равен минимальному остатку (флажок “К заказу”).

Если остаток товара на складе меньше или равен минимальному остатку, будет предложено заказать товар для доведения остатка товара до уровня максимального остатка. Рассчитанная величина заказа уменьшается на количество товаров, которое было заказано ранее.

Расширенная поддержка запасов на складе

Расширенное поддержание запасов на складе связано с выполнением задач:

• контроль текущего остатка товаров на складе;
• определение максимального и минимального объема запасов;
• определение способа и метода обеспечения потребностей;
• выбор источника обеспечения потребностей;
• расчет среднедневного потребления товаров;
• определение поставщика и условия работы с ним;
• формирование сроков и графиков поставки товаров (дата поставки, дата отгрузки);
• формирование различных заказов (заказ поставщика, заказ на сбор, заказ на перемещение).

При расширенном варианте поддержание запасов на складе осуществляется в соответствии с параметрами обеспечения потребностей:

• способы обеспечения потребностей;
• методы обеспечения потребностей;
• параметры поддержания запаса в соответствии с методами обеспечения потребностей;
• сроки и графики поставок

Для поддержания запасов на складе при расширенном варианте обеспечивать потребности можно следующими способами:

• Покупка у поставщика;
• Перемещение с одного состава в другой;
• Сборка/разборка.

Для определения способов обеспечения потребностей предназначен инструмент прикладного решения – “Способы обеспечения потребностей”, использование которого позволяет определить правило формирования заказов. С учетом правила формирования заказов автоматически рассчитываются даты поставки и даты отгрузки.

Использование методов обеспечения потребностей в целях поддержки запасов на складе позволяет решить основную задачу – формировать потребности в заказе товара в тот момент, когда остаток товара на складе меньше или равен минимальному остатку. Когда запас товаров снижается до минимального количества, система будет рекомендовать к заказу количество, необходимое для пополнения до максимального запаса. Для поддержания запасов на уровне неснижаемого остатка товаров на складе доступны разные методы обеспечения потребностей и соответствующие им параметры поддержки запасов.

Поддержание запаса (min-max) – позволяет поддерживать уровень запаса в соответствии с желаемым минимальным или максимальным запасом. Информация о минимальном и максимальном запасе указывается вручную. Минимальный остаток указывается на срок покупки, а максимальный – на обеспечиваемый период.

Поддержание запаса (расчет по норме) позволяет поддерживать запасы на складе в соответствии с нормой дневного потребления товаров. Информация о среднедневном потреблении товаров учитывается одновременно с расчетом минимального и максимального запасов.

Поддержание запаса (расчет по статистике) – позволяет поддерживать запасы на складе в соответствии со статистикой продаж. Данные по статистике продаж учитываются при расчете среднедневного потребления товаров, максимального и минимального запасов.

Максимальный и минимальный остатки, а также фактические остатки товаров на складах, учитываются при расчете количества товаров, рекомендуемых системой к заказу для поддержания запаса.

Количество товаров, которые необходимо заказать для поддержания запаса на складе, рассчитывается для всех товаров. В то же время системой выдаются рекомендации к заказу только к тем товарам, уровень запасов которых на складе меньше или равен минимальному остатку (флажок “К заказу” в рабочем месте “Формирование заказов по потребностям”).

Обеспечение текущих заказов на отгрузку

Для обеспечения текущих заказов на отгрузку предусмотрены сервисы автоматизации рутинных операций:

• определение способа обеспечения потребностей;
• корректировка графиков поставки;
• контроль количества товаров, необходимых для обеспечения потребностей;
• определение источника обеспечения потребностей;
• контроль количества товаров, которые уже обеспечены по заказу на отгрузку;
• выбор режима обеспечения заказов на отгрузку;
• формирование разных заказов.

Текущие заказы можно обеспечивать в соответствии с параметрами обеспечения потребностей:

• Метод обеспечения “Заказ под заказ” – позволяет обеспечить только количество, необходимое для закрытия потребности по текущим заказам на отгрузку. Этот метод минимизирует потребности в оборотных средствах и низкой вероятности возникновения избыточных запасов;
• Способ обеспечения потребностей – позволяет обеспечить потребности на заказ разными способами (покупка у поставщика, перемещение с одного склада на другой, производство силами переработчика, сбор).

Обеспечение заказов на отгрузку может осуществляться в следующих режимах:

• за счет запасов – при расчете количества товаров, необходимого для обеспечения заказов на отгрузку, учитываются текущие остатки товаров на складе и все ожидаемые поступления товаров (например, ожидаемые поступления товаров для поддержания запаса);
• независимо от поддержки запасов – при расчете количества товаров, необходимого для обеспечения запасов, не учитываются текущие остатки товаров на складе и ожидаемые поступления товаров

Обеспечение потребностей по плановым закупкам

При наличии особых требований к срокам обеспечения потребностей (например, длительный срок поставки) применяется объемно-календарное планирование. Объемно-календарное планирование предусматривает обеспечение потребностей путем формирования заказов поставщикам на основании предварительно сформированных планов закупок.

Для обеспечения потребностей по планам закупок предусмотрено рабочее место “Формирование заказов поставщикам по планам”, использование которого позволяет:

• проанализировать потребности по планам закупок и уточнить количество товаров, необходимое для заказа у поставщика;
• определить состав и объем заказа поставщику;
• определить поставщика, условия работы с ним (соглашение с поставщиком) и состав, который необходимо обеспечить;
• сформировать заказ поставщикам на то количество товаров, необходимое для обеспечения планов закупок.

Для управления закупками предусмотрены разные возможности:

• подбор поставщиков товаров;
• разные условия закупок;
• поддержка разных схем приема товаров от поставщика;
• разные варианты формирования заказов поставщикам и контроль их выполнения;
• корректировка и закрытие заказов поставщикам;
• мониторинг цен поставщиков;
• оформление поставки товаров;
• составление графиков поставок и графиков платежей;
• корректировка поступлений и возврат поставщикам.

Регистрация информации по поставщикам

Регистрация полученных от поставщика первичных документов (доходная накладная, прайс-листы и т.д.) в большинстве случаев требует указания номенклатуры. Возможна ситуация, когда наименование товаров в документах поставщика не совпадает с наименованием этих товаров, зарегистрированных в информационной базе. Для разрешения этой ситуации предусмотрена возможность хранения информации о соответствии номенклатуры поставщика и той номенклатуры, которая зарегистрирована в информационной базе.

За каждым поставщиком можно зарегистрировать действующие цены (прайс-лист поставщика):

• прайс-лист поставщика регистрируется в рамках соглашения с поставщиком;
• предусмотрена возможность регистрировать цены в соответствии с разными условиями

Цены поставщика будут зарегистрированы только по тем позициям, которые сопоставлены с номенклатурными позициями информационной базы.

Загрузить цены поставщика можно с опубликованного на сайте прайс-листа поставщика, используя внешнюю обработку.

Также можно регистрировать цены конкурентов.

Условия закупок

Для регистрации условий закупок предусмотрен элемент прикладного решения – “Соглашение об условиях закупок”, использование которого позволяет:

• указать поставщика;
• определить условия оплаты (порядок оплаты, этапы оплаты, использование договоров);
• указать срок поставки товаров – используется для расчета предполагаемой даты поставки;
• задать вариант приемки товаров (выписка финансовых документов и регистрация приемки товаров на склад разделены);
• указать состав поставки товаров от поставщика и т.д.

В рамках соглашения с поставщиком может быть оформлен договор с поставщиком. При этом договор с поставщиком формируется из данных соглашения.

Варианты приема товаров от поставщиков

Операция приема товаров от поставщика может быть оформлена разными способами:

• оформление разовых поставок без оформления сделки с поставщиком и без контроля сроков поставки. Фактический прием товаров от поставщика производится на основании данных накладной;
• оформление поставок по нескольким документам. Накладная оформляется по результатам фактического приёма товаров от поставщика. Фактический прием товаров на склад осуществляется в соответствии с соглашением поставщика, если за ним оформлен заказ или прибыльные накладные;
• оформление поставок на регулярной основе в соответствии с ценами и условиями поставки, которые определяются в соглашении с поставщиком и могут быть уточнены в заказе поставщику. Фактический прием товаров на склад производится в соответствии с соглашением поставщика. Документы поставки (заказ, накладная) могут быть оформлены после фактического приема товаров на склад.

Оформление заказов поставщикам

Для отображения предварительной договоренности об условиях и сроках поставки приобретаемых у поставщика товаров, порядке и сроках оплаты предусмотрено использование заказов поставщикам. “Заказ поставщику” – инструмент, позволяющий организовать процесс закупок и контролировать как выполнение товарных обязательств поставщика, так и собственных финансовых обязательств.

Заказы поставщикам могут формироваться автоматически на основании расчета потребностей в обеспечении товарами в соответствии с параметрами обеспечения (сроком поставок товаров от поставщика, среднедневного потребления и т.п.).

Также заказ поставщику может быть введен на основании ранее оформленных заказов покупателей, соглашения с клиентом. При оформлении заказа в рамках сделки автоматически заполняются основные условия закупок (валюта, вид цены поставщика, параметры оплаты, использование договоров).

Контроль оплаты товаров по заказам поставщиков производится согласно дате оплаты, указанной в заказе поставщику. В заказе можно указать желаемую дату поступления товаров. На основе анализа предполагаемых дат поставки товаров можно составить график поставок товаров.

Контроль выполнения обязательств поставщиком осуществляется посредством статусов и состояний документа. Статусы для документа присваиваются вручную.

Состояние – информация о заказе, которая рассчитывается автоматически исходя из имеющихся в информационной базе данных (статус, оплата, наличие на складе и т.п.).

Оформление поставок товаров от поставщика

При оформлении поставок товаров от поставщика можно отображать разные операции:

• закупка товаров у поставщика;
• закупка товаров через подотчетное лицо;
• прием товаров на комиссию;
• закупка импортных товаров.

Операции поступления товаров от поставщика регистрируются документом “Поступления товаров и услуг”.

Поставка товаров может быть оформлена в рамках заказа поставщику, нескольким заказам поставщикам, сделки или как отдельная поставка товаров.

Зарегистрировать поступление товаров на склад можно по одной накладной сразу на несколько складов. Для этих целей в табличной части документов закупки доступна возможность выбора складов.

Оплата на поставку товаров может производиться в рамках договора, конкретного заказа поставщику, по конкретному документу поступления:

• предусмотрена возможность зачета аванса, перечисленного поставщику;
• оплату можно переносить с одного заказа поставщику на другой.

Если на складе используется ордерная схема, поступившие товары оприходуются на склад только после оформления доходного ордера на товары.

Существует возможность в момент поступления товаров зафиксировать разногласия между фактически принятым товаром и товаром, зафиксированным в первичных сопроводительных документах.

После фиксации разногласий, возникшие недостачи можно отнести на взаиморасчеты с посторонней организацией или на другие расходы. Образовавшиеся излишки товаров можно отнести на другие доходы.

Реализован подробный оперативный учет товаров на складах, обеспечивается полный контроль запасов товаров на предприятии.

Прикладное решение позволяет:

• управлять остатками товаров в разных единицах измерения на множестве складов;
• вести отдельный учет собственных товаров, товаров, принятых и переданных на реализацию;
• детализировать расположение товара на складе по местам хранения, позволяет оптимизировать сбор товаров на складе;
• учитывать серии товаров (серийные номера, сроки годности и т.п.);
• задавать произвольные свойства продуктов (цвет, размер, остальные);
• учитывать налоговый код (код УКТВЭД, КВЭД, признак импортного товара) и номер ГТД;
• оформлять операции по сборке/разборке товаров;
• резервировать товары.

Организация складского хозяйства может быть разной, структура может быть как простой, так и достаточно иерархически сложной. Склады или места хранения могут быть как на территории предприятия, так и расположены удаленно.

Сведения о складских запасах могут вводиться в информационную систему с высокой степенью детализации: до уровня характеристик товаров (цвет, размер, габариты…), до уровня серийных номеров и сроков годности товаров.

Для ускорения процессов поступления, отгрузки и инвентаризации товаров на складах можно использовать разные виды торгового оборудования: сканеры штрихкодов, терминалы сбора данных.

В программе реализована схема ордерного складского учета. Она может независимо включаться для операций по отгрузке и поступлению. Складские ордера выписываются на основании документов-распоряжений, в качестве которых могут выступать заказы или накладные. Ведется учет полученных, но невыполненных предписаний. Технология работы склада может строиться полностью “от электронных предписаний”.

В программе реализовано адресное хранение товаров, то есть: ведение остатков товаров в разрезе мест хранения (ячеек, полок, стеллажей) и упаковок товаров.

При этом возможно как справочное размещение за ячейками, когда указывается только, в каких ячейках товар в принципе может находиться, так и контроль остатков за ячейками, когда ведется точный учет по количеству товара в каждой ячейке.

При использовании контроля остатков в складских ячейках: система позволяет управлять раскладкой товаров по местам хранения при поступлении, сборке с мест хранения при отгрузке, перемещении и распаковке товаров. Алгоритмы, заложенные в систему, автоматически подбирают оптимальные места хранения при размещении товаров. Для товаров, хранящихся и отгружаемых в упаковках разного размера, возможно автоматическое формирование задач на распаковку при дефиците упаковок меньшего размера.

В любой момент можно проконтролировать процесс сбора товаров на складе в соответствии с выданными электронными распоряжениями или процесс размещения поступившего товара.

Реализован многошаговый процесс инвентаризации товаров, включающий формирование предписаний на инвентаризацию, выдачу предписаний на перечисление остатков в местах хранения, раздельное отражение излишков и недостач в оперативном и финансовом учете.

Поступление товаров

Для отображения операций поступления может использоваться как упрощенная схема документооборота, так и подробный учет с использованием ордерной схемы и адресного состава.

Процесс поступления товаров на адресный склад можно представить в виде такой схемы:

• Прием товаров оформляется из ранее оформленных распоряжений: заказ поставщику, поступление товаров, возврат от клиента. В качестве распоряжения может использовать договор с клиентом;
• Оформляются прибыльные ордера, и товар поступает в зону приемки;
• В зоне приемки осуществляется проверка принятого товара в соответствии с распоряжением;
• По приходным ордерам формируются и распечатываются задачи на размещение;
• Товар размещается на складе в нужных амбарах.

Для повышения эффективности работы в программе предусмотрено рабочее место приемки товаров.

Отгрузка товаров со склада

Распоряжениями по отгрузке являются документы реализации. За ними автоматически формируются расходные ордера. Если склад разделен на помещение, автоматически формируются расходные ордера по каждому помещению, в зависимости от наличия товаров в помещении. По расходным ордерам автоматически формируются задания на отбор товаров. При необходимости могут формироваться задачи на переупаковку товаров. Товары перемещаются в зону отгрузки.

Данные в расходном ордере автоматически корректируются соответственно фактически собранным товарам. Проверяется правильность состава отобранных товаров по распоряжению. Товары отгружаются клиенту.

Для повышения эффективности работы по сбору товаров предусмотрено рабочее место кладовщика по отгрузке товаров.

Инвентаризация товаров

На практике процесс инвентаризации на складе длительный, поэтому он оформляется в программе в рамках приказа на инвентаризацию.

В программе предусмотрена возможность пересчитывать товар в ячейках без остановки продаж. Ячейки склада на момент пересчета блокируются. После пересчета товаров регистрируются излишки, нехватки товаров. На основании этих данных анализируется возможность зачета пересортицы товаров.

Другое движение товаров

В программе предусмотрена обработка, позволяющая распределить излишки и недостачи по организациям с учетом остатков конкретных организаций и сформировать документы списания и оприходования.

В программе реализована функциональность по оформлению и выполнению перемещений между складами, отпуск товаров на внутренние нужды, операции сборки/разборки.

Данные о плановых внутренних перемещениях используются при расчете необходимых запасов товаров.

Серийный учет товаров

Программа позволяет учитывать товары в разрезе серий и сроков годности. Серии и сроки годности являются разрезом (аналитикой) складского учета, могут указываться при поступлении и отгрузке товара. Товары с сериями и сроками годности могут участвовать во внутреннем товарообороте организации.

Для каждого вида номенклатуры можно настроить политику учета серий товаров.

Для товаров можно вести учет по срокам хранения продуктов. К примеру, при поступлении продуктов вида “Продукты” указывается срок хранения. При отгрузке товаров с разными сроками годности автоматически списываются товары в соответствии с установленной политикой учета серий по принципу FEFO. Программа будет предлагать списывать в первую очередь товары, в которых скоро истекают сроки годности (first expire first out).

Информацию о товарах со сроком годности можно посмотреть в соответствующем отчете.

Программа позволяет организовать учет остатков серий товаров. Серией для разных товаров могут выступать разные сущности: бобины кабеля, рулоны ткани, линолеума, производственные партии краски, серии микросхем и т.п. К примеру, при поступлении кабельной продукции указываются серийные номера бобин, на которых намотан кабель, и количество кабеля в метрах для каждой бобины. При оформлении отгрузки менеджер в зависимости от того, сколько метров кабеля необходимо клиенту, определяет номера тех бобин, которые можно отгрузить клиенту.

Также предусмотрен учет по конкретным серийным номерам товаров. Вы можете указать серийные номера при отгрузке товаров клиенту.

С помощью отчета “Движение серий товаров” можно получить информацию о том, в какой момент была зарегистрирована серия (серийный номер, серия, срок годности и т.д.) для конкретного товара, и когда была произведена отгрузка данной серии (товара с серийным номером , определенным сроком годности, номером кабины бобины).

Мобильное рабочее место работника склада

Кладовщики могут работать с программой мобильно, с помощью специализированного терминала сбора данных и программного модуля “Мобильное рабочее место кладовщика”. Реализована поддержка двух основных размеров экранов терминалов сбора данных: 320х240, 240х320 и 320х320.

Мобильное рабочее место работника склада может использоваться на складе (помещении) с адресным хранением товаров. Когда для работника склада создается задание на отбор, размещение товаров, перерасчет товаров – задача появляется в списке на экране мобильного рабочего места.

В процессе выполнения задания программа последовательно указывает, какое действие необходимо выполнить – отсканировать номер амбара, отсканировать товар в амбаре, отсканировать серию товара. Таким образом, обеспечивается последовательное выполнение всех сделок. При этом может быть сконфигурирован удобный для пользователя порядок сканирования.

Для удобства работы – управление устройством может производиться не только с помощью сенсорного экрана, но и горячими клавишами, информацию о которых кладовщик все время видит на экране. Также используется цветная индикация для наглядности и ускорения работы.

Предусмотрена обработка ошибочных ситуаций. Например, ручной ввод штрихкода при невозможности его сканирования.

Доставка товаров

Программа позволяет автоматизировать процесс доставки товаров клиентам и процесс доставки товаров при перемещении товаров между складскими помещениями.

Доставка товаров может производиться как собственным транспортом, так и с помощью внешней транспортной компании (перевозчика). Все задачи на перевозку формируются с учетом зоны доставки, порядка объезда адресов доставки, а также с учетом грузоподъемности транспортного средства.

Планирование движения денежных средств

В программе обеспечивается возможность планирования, регистрации поступлений и выплат наличных и безналичных денежных средств. Обобщенные данные о планировании движения денежных средств представляются посредством платежного календаря.

Поступление средств планируется исходя из информации о планируемой оплате заказов клиентов. При планировании поступления денежных средств также учитываются другие поступления денежных средств (например, предоставление кредитов).

Расход денежных средств планируется на основании предварительно оформленных и утвержденных заявок на расходование денежных средств. При планировании может использоваться контроль лимитов расходования средств. При расходовании средств может осуществляться контроль расходования средств в соответствии с ранее оформленными заявками на расходование средств.

Поддерживается Эквайринг: программа обеспечивает возможность учета поступлений и возвратов поступивших средств с помощью банковских пластиковых карт различных платежных систем.

Определение финансового результата

Учет себестоимости ведется в разрезе организаций, что позволяет повысить совместимость с бухгалтерским учетом. Есть возможность выбирать учетную политику учета себестоимости складских остатков в разрезе партий (документов поступления), а также списание партий при выбытии товаров по методу ФИФО. Поддерживаются следующие методы расчета себестоимости запасов:

• Среднее за месяц;
• FIFO (взвешенная оценка);
• FIFO (переменная оценка).

Поддерживается учет себестоимости продуктов в разрезе налоговых назначений продуктов.

Поддерживается учет себестоимости работ. Работы в программе учитываются аналогично товарам, но они не хранятся на складе, а числятся по подразделению, которое их сделало или закупило.

Учет финансовых результатов (прибыли, убытков) ведется параллельно по предприятию в целом, что позволяет определить финансовый результат предприятия в целом, а также в разрезе направлений деятельности предприятия. Состав направлений может определяться очень гибко, например направления могут соответствовать точкам продаж (для розничных предприятий), ассортименту (для дистрибьюторов), проектам и т.д.

Поддерживается описание произвольных правил распределения себестоимости и выручки от продаж по направлениям деятельности, опирающимся на аналитику продаж.

Регистрация и учет других расходов производят в разрезе статей расходов и объектов дополнительной аналитики, что обусловлено статьей расходов. Настройка дополнительной аналитики может быть выполнена в пользовательском режиме. Например, дополнительные расходы на закупку или продажу могут относиться на соответствующий заказ, расходы на хранение – на склад и т.д. Это позволяет, с одной стороны, детально анализировать структуру затрат, с другой стороны, соотносить затраты с выручкой по тому же объекту аналитики.

Остальные затраты при распределении могут быть включены в себестоимость товарных запасов или, по настроенным правилам, списаны непосредственно на направления деятельности, они могут быть учтены как расходы прошлых и будущих периодов.

денежный итог определяется методом сопоставления расходов с полученными доходами. В программе реализован полный контур учета финансовых результатов, включающий следующие направления:

• Учет выручки и себестоимости продаж;
• Учет прочих доходов и расходов;
• Распределение расходов на себестоимость товаров;
• Распределение доходов и расходов по направлениям деятельности;
• Учет денежных результатов;
• Анализ доходов, расходов и денежных результатов.

Контроль и анализ деятельности предприятия

Отчет Управленческий баланс дает возможность контроля финансового состояния предприятия по статьям активов и пассивов в целом по предприятию и с аналитикой по организациям и подразделениям.

Прикладное решение позволяет настроить приборную панель руководителя, выводя на нее различные показатели деятельности предприятия.

Состав характеристик, методы их формирования, форма представления могут гибко настраиваться.

Учет кредитов и депозитов

В программе реализован учет кредитов, депозитов и ссуд.

Функциональность программы позволяет:

• сохранять условия договоров ссуд, кредитов и депозитов;
• вести графики фактических оплат и начислений;
• планировать движения денежных средств по кредитам и депозитам в платежном календаре;
• проводить план-фактный анализ платежей.

В решении ведется учет НДС, акцизного налога по розничным продажам и Единому налогу.

Подсистема учета НДС предназначена для выписки налоговых документов.

Предусмотрено автоматическое начисление налоговых обязательств и кредита. Поддерживаются следующие моменты начисления налоговых обязательств и кредита:

• По 1-му событию;
• По оплате;
• По отгрузке.

При выписке документов поставки продуктов, работ, услуг и остальных активов в подсистеме учета НДС регистрируется номенклатурный состав поставки. Предусмотрена автоматизированная выписка налоговых накладных с учетом суммы начисленных налоговых обязательств и номенклатурного состава поставок. Для ручного запуска автоматического формирования и проверки выписанных налоговых накладных реализовано специальное рабочее место.

Контролируется соответствие номенклатурного состава документов поставки и налоговых накладных. В случае обнаружения разногласий (оформление документа продажи по ранее полученному авансу, изменение ранее оформленного документа продажи) в автоматизированном режиме налоговые накладные могут быть изменены или к ним могут быть выписаны Приложения 2 (Расчеты корректировки).

Возможна также ручная выписка налоговых документов.

При фиксации документов поступления регистрируется номенклатурный состав поставки. Предусмотрено специальное рабочее место для ответственного за регистрацию входящих налоговых документов. При поступлении входящего документа фиксируется информация о нем в информационной базе. На основании данных поставок автоматически заполняется основная информация о налоговом документе, включая его товарную часть в разрезе НДС. Возможна автоматическая загрузка с FREDO Звіт.

Для целей выписки налоговых документов предусмотрен учет товаров в разрезе кодов УКТ ВЭД. Опционально возможен также учет импортных товаров в разрезе номеров ГТД.

Подсистема учета Единого налога предназначена для учета доходов и расходов плательщика Единого налога.

Доходы плательщика Единого налога, а также расходы плательщика Единого налога и НДС начисляются при регистрации входящих и исходящих платежных документов (поступление и списание безналичных и наличных ГК). Доходы и расходы классифицируются по статьям, соответствующим статьям Книги доходов (Книги доходов и расходов) плательщика Единого налога.

Формируются Книга доходов, Книга доходов и расходов плательщика единого налога.

Определяется перечень подакцизных продуктов по статьям Декларации акцизного налога. Формируется отчет “Розничные продажи подакцизных товаров”, содержащий информацию для заполнения Декларации.

Реализована Интеграция с модулем электронного документооборота FREDO ДокМен, поддерживается выгрузка и погрузка счетов на оплату и накладных.

Прикладные решения “BAS Управління торгівлею” и “BAS Бухгалтерія” можно использовать для работы в совместном режиме. Одновременное использование двух программ предоставляет:

• Повышение эффективности управления торговым предприятием;
• Консолидацию данных управленческого и бухгалтерского учета;
• Наличие в конфигурации “BAS Управління торгівлею” всех данных, необходимых для управления торговым предприятием;
• Наличие в конфигурации “BAS Бухгалтерія” всех данных, необходимых для регламентированного учета и составления отчетности;
• Возможность работы сотрудников в привычной для себя среде:
  – бухгалтера работают в конфигурации “BAS Бухгалтерія”
  – менеджеры работают в конфигурации “BAS Управління торгівлею”.

Обмен данными между конфигурациями производится на уровне документов и справочной информации.

Документы и справочная информация могут создаваться в конфигурации “BAS Управління торгівлею” и мигрировать в конфигурацию “BAS Бухгалтерія”. При передаче документов из конфигурации “BAS Управління торгівлею” в конфигурацию “BAS Бухгалтерія” не переносится информация, отображенная только в оперативном учете (например, информация об ордерах на товары), но автоматически добавляется информация, необходимая для правильного отображения документов в бухгалтерском и налоговом учете (счета учета товаров, счета учета расчетов с контрагентами и т.п.). Возможна также обратная миграция документов и справочников. К примеру, в конфигурации “BAS Бухгалтерія” вводится информация о платежах, и эта информация мигрирует в конфигурацию “BAS Управління торгівлею”.

Из конфигурации “BAS Бухгалтерія” в конфигурацию “BAS Управління торгівлею” выгружаются документы, связанные с операциями движения наличных и безналичных денежных средств (доходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер, банковские документы и др.), а также нормативно-справочная информация.