BAS Управління автотранспортом Стандарт (Business automation software for Motor transport management. STANDARD)

Отраслевое решение “BAS Управління автотранспортом Стандарт” предназначено для автоматизации управленческого и оперативного учета в автотранспортных предприятиях и организациях, а также в автотранспортных подразделениях торговых, производственных и других предприятий, использующих автотранспорт для собственных нужд.

Решение состоит из следующих основных подсистем:

• Управление автопарком;
• Управление заказами и диспетчеризация;
• Учет путевых листов;
• Учет ГСМ и технических жидкостей;
• Учет ремонтов и агрегатов;
• Учет ДТП и штрафов;
• Складской учет запчастей и расходных материалов;
• Учет работы водителей;
• Взаиморасчеты с контрагентами;
• Учет доходов и расходов;
• Обмен данными из “BAS Бухгалтерія”.

Решаются следующие задачи:

• учет и распределение заказов на автомобили;
• учет разнарядок;
• работа с маршрутными листами.

BAS Управління автотранспортом Стандарт имеет удобную систему учета и распределения заказов на автомобили.

Заказы на автотранспорт могут учитываться от внутренних подразделений компании и от посторонних контрагентов.

В заказе на транспортное средство (ТС) учитываются:

• адреса и временные окна доставки грузов;
• параметры и характеристики груза;
• услуги, предоставляемые в рамках перевозки груза;
• требования к транспорту

В программе можно формировать суточные разнарядки на транспорт. Выписка разнарядки на выпуск автомобилей производится с учетом различных режимов работы ТС и графиков работы водителей.

АРМ Диспетчера

Основное предназначение автоматизированного рабочего места (АРМ) Диспетчера – помощь в отработке заказов покупателей и формирование задач на перевозку.

Возможности:

• быстрый подбор заказов;
• заполнение документов “Маршрутное письмо”;
• работа с журналом “Маршрутные письма”;
• работа с журналом “Путевые листы”;
• групповое формирование и печать документов “Разнарядка”.

Решаются следующие задачи:

• ведение прейскурантов и тарифов на транспортные услуги;
• расчет стоимости оказанных услуг;
• формирование документов реализаций, счетов и актов, реестров.

Отличительная особенность программы – продуманный справочник тарифов, позволяющий создавать сложные тарифы, гибко настраивать их действие для контрагентов и контрактов контрагентов, для маршрутов, для моделей ТС и прочее.

В программе возможно:

• настроить зависимость величины тарифа от объема проделанной работы;
• устанавливать фиксированные тарифы;
• создавать сложные тарифы.

На основании действующих тарифов программа может автоматически рассчитывать стоимость предоставленных транспортных услуг в документе “Товарно-транспортная накладная”, который может быть создан внутри путевого листа.

За случайный период времени для клиентов могут быть сформированы счета и акты услуг с разной степенью детализации.

Кроме счетов и актов можно сформировать реестр оказанных услуг.

Поддерживается выгрузка документов реализации в программу “BAS Бухгалтерія”.

Решаются задачи:

• учет прямых оперативных затрат на собственный транспорт;
• гибкая настройка базы для распределения доходов и расходов;
• учет прочих затрат на автомобили.

Прямые расходы определяются на основании путевых и ремонтных листов: стоимость ГСМ, стоимость ремонтов и технического обслуживания автомобилей, амортизация, износ шин.

Для каждой из статей доходов/расходов, а также статей себестоимости можно задать базу, способ и вариант распределения между аналитиками.

Отчеты по расходам можно получать в разных разрезах аналитики, например в разрезе заказов на ТС, автомобилей, подразделений или в разрезе заказчиков.

На основе работы можно проанализировать рентабельность работы транспорта.

Решаются основные задачи:

• ведение справочника транспортных средств;
• учет документов ТС и водителей, контроль истечения их сроков действия;
• учет выработки ТС и оборудования.

Вся основная информация об автомобилях компании хранится в справочнике “Транспортные средства и оборудование”.

Нормы прохождения планового технического обслуживания задаются по моделям ТС. Программа позволяет настраивать нормы ТО как по разным параметрам выработки (пробег, количество выполненных операций, наработки в моточасах и т.д.), так и в зависимости от календарных сроков.

При приближении очередного ТО автомобиль попадает в отчет “Контроль сроков приближения ТО”, а в списке ТС он выделяется специальной пиктограммой.

Функциональные возможности программы также позволяют:

• вести учет и контроль срока действия документов водителей и автомобилей;
• загружать и сохранять скан-копии документов в системе.

При истечении срока действия документа в списке ТС автомобиль обозначается специальной пиктограммой, а сводную информацию можно получить в специализированном отчете.

Информация по просроченным документам автоматически переносится в архив.

В программе можно выписывать и обрабатывать путевые листы разных видов:

• легкового автомобиля;
• грузового автомобиля (повременный, сдельный);
• специального автомобиля;
• междугородного автомобиля;
• автобуса;
• физического лица-предпринимателя;
• рапорт о работе строительной машины.

Все перечисленные печатные формы путевых листов унифицированы.

Выписка путевого листа производится как ручным вводом, так и автоматической пакетной выпиской. Режим пакетной выписки особенно удобен для предприятий с большим автопарком, поскольку позволяет за короткий промежуток времени сформировать и распечатать путевые листы с минимальными трудозатратами диспетчера.

При обработке путевого листа программа рассчитывает параметры выработки ТС и водителей по рейсу (пробег с грузом, время в наряде, в работе, в простое и др.), а также нормативные и фактические расходы ГСМ и технических жидкостей (ТР) автомобилей.

На основании данных путевых листов программа формирует аналитические отчеты:

• Наработка оборудования в моточасах;
• Карка работы ТС;
• Пробег ТС;
• Выработка транспортных средств;
• Диаграмма состояния ТС (в виде диаграммы Ганта);
• и другие отчеты.

Решаются следующие задачи:

• учет оборотов и расход топлива и ТР в разрезе каждого автомобиля;
• учет фактов экономии и перерасхода топлива водителями в каждом рейсе;
• контроль и инвентаризация остатков ГСМ и технических жидкостей на ТС;

Расчет нормативных и фактических расхода топлива

Для автомобилей можно учитывать базовые нормы расхода ГСМ, а также нормы расхода топлива на специальные работы.

Есть учет корректирующих коэффициентов ГСМ (сложные условия работы, температурные коэффициенты, сезонные надбавки).

Все алгоритмы расчета нормативных расходов топлива разработаны согласно приказу Министерства транспорта Украины.

Заправки и сливы ГСМ

Основные возможности:

• учет фактов слива топлива;
• возможность проведения инвентаризации остатков топлива в баках автомобилей;
• учет заправок со склада, за наличные, по пластиковой карточке, по талонам, от поставщика;
• возможность загрузки отчетов процессинговых центров по детализации заправок ГСМ по пластиковым картам;
• возможность сравнения загруженных заправок с чеками водителей.

Полную картину по движению топлива и ТР можно проанализировать с помощью разных отчетов:

• Ведомость движения ГСМ;
• Ведомость прихода-расхода ГСМ на ТС;
• Заправки ГСМ;
• Сравнение заправок по пластиковым картам.

Основные возможности:

• учет заявок на ремонт;
• учет плановых ТО автомобилей и выполненных ремонтов в собственной ремонтной зоне и посторонних автосервисах;
• печать формы “Требование-накладная” из документа “Ремонтный лист”;
• учет агрегатов;
• учет фактов установки и замены шин, аккумуляторов и другой дополнительной комплектации.

Программа позволяет подробно проанализировать информацию по всем будущим и выполненным ТО и ремонтам транспорта с помощью отчетов: “Планирование ТО”, “График ТО”.

Есть отчеты для анализа всех использованных при ремонтах расходных материалов и запчастей, есть возможность составить рейтинг автомобилей по затратам на ремонт.

В подсистеме Учет агрегатов и другой комплектации автомобилей выполняется учет шин, аккумуляторов, а также аптечек, раций и другой дополнительной комплектации автомобилей.

Учет агрегатов ведется в разрезе каждого автомобиля, а шин еще и в разрезе мест установки.

Для удобной работы механика в ремонтном листе предусмотрен мастер установки шин, позволяющий быстро и наглядно, используя макеты ТС, совершать следующие операции:

• устанавливать, заменять, снимать шины;
• проверять информацию о имеющихся на автомобиле шинах.

В программе фиксируется информация о дате и месте установки каждой конкретной шины. На основании данных по пробегу ТС программа рассчитывает текущий износ шин, установленных в данный момент на автомобиле, что позволяет заранее спрогнозировать сроки их замены.

В программе ведется учет ДТП.

Функциональность включает следующие возможности:

• учет и оформление документов о ДТП;
• учет данных по причиненному ущербу ТС, по страховым выплатам;
• ведение статистики причин ДТП, характерах нарушений ПДД;
• ведение рейтинга водителей-нарушителей.

Отчеты позволяют проанализировать причины аварийности, частоту участия в ДТП водителей, сравнить суммы выплат страховых компаний с расходами на восстановительный ремонт ТС.

В программе также реализуется учет штрафов, полученных водителями.

Функциональность предоставляет следующие возможности:

• печать формы согласия для удержания штрафов по заработной плате;
• хранение фотографий нарушений;
• ведение рейтинга водителей-нарушителей;
• ведение аналитики по видам нарушений ПДД.

В соответствующих документах заносятся данные о ТС и водителе-нарушителе, характере нарушения ПДД, сумме штрафа и факте оплаты штрафа.

Аналитические отчеты по штрафам позволяют проанализировать статистику по нарушениям ПДД, вывести рейтинг водителей-нарушителей ПДД.

Основные возможности:

• учет поступления и списания запчастей, топлив, технических жидкостей и расходных материалов на склад;
• учет выдачи запчастей и расходных материалов;
• внутреннее перемещение номенклатуры между слогами;
• списание товаров на автомобиль;
• возможность проведения инвентаризаций;
• контроль актуальных остатков товаров на складах

Проанализировать движение товаров на складах и остатки можно с помощью разных отчетов.

Решаются основные задачи:

• учет выработки и рабочего времени водителей;
• начисление заработной платы по путевым листам.

Функциональные возможности позволяют:

• формировать, хранить и печатать индивидуальные графики работы водителей на произвольный период времени (месяц, год и т.д.);
• формировать табель учета рабочего времени.

Сведения о начислении выплат водителям фиксируются в документе “Начисление зарплаты”.

Эти данные могут использоваться для расчета налогообложения и формирования отчетности, а также могут быть выгружены в программу BAS Бухгалтерія.