Это современное широкофункциональное решение для управления бизнес-процессами и совместной работой сотрудников. Проверенные методики и практики, которые помогут организовать электронный документооборот, наладить процессы, обеспечить контроль за выполнением задач, регламентировать управленческую деятельность и повысить ее эффективность.
BAS Документообіг КОРП позволяет автоматизировать бизнес-процессы организационно-распорядительного документооборота в соответствии с основными постановлениями и законами, регулирующими ведение делопроизводства и документооборота в Украине:
BAS Документообіг КОРП позволяет работать с документами любых типов. Каждый документ сопровождается учетно-регистрационной карточкой, набор реквизитов которой соответствует Инструкции по делопроизводству №1153 от 17.10.1997, постановлению КМУ Об утверждении типового порядка осуществления электронного документооборота в органах. Для карт документов, процессов и задач предусмотрены специальные инструкции, облегчающие знакомство и работу с этими объектами. В комплект поставки уже входит 45 готовых инструкций.
Хранение и право доступа
В программе BAS Документообіг КОРП внутренние документы и файлы хранятся в структуре папок с учетом прав доступа.
Структура папок может формироваться в соответствии с организационной структурой предприятия или типами документов. Каждая папка устанавливает разрешение на выполнение пользователями или группами пользователей различных операций: чтение, добавление, редактирование или удаление.
Дополнительно к этому все данные информационной базы BAS Документообіг КОРП ограничиваются правами доступа в зависимости от видов документов, грифов доступа к документам, группам корреспондентов и групп физических лиц, организаций и вопросов деятельности.
Допускается назначение как разрешительных, так и запрещающих прав, что позволяет поддерживать политику безопасности в актуальном состоянии. Реализован отчет, позволяющий проверить назначенные права и разрешения во избежание предоставления незапланированного доступа к конференционной информации.
Прямо файлы могут храниться как в информационной базе, так и в томах на диске.
Регистрация входящих и исходящих документов
BAS Документообіг КОРП позволяет вести учет и регистрацию входящей и исходящей корреспонденции. При этом производится автоматическая генерация сквозных регистрационных номеров по сложным правилам.
Регистрация документов проводится в соответствии с государственными стандартами, типовыми инструкциями и традициями отечественного делопроизводства. При регистрации поддерживается печать штрихкодов и регистрационных штампов.
Регистрация документа сопровождается следующими процессами:
Учет обращений граждан
В BAS Документообіг КОРП предусмотрена регистрация и обработка обращений граждан в соответствии с Законом Украины №393/96-ВР от 02.10.1996 “Об обращениях граждан”.
Предусмотрен учет дубликатов и повторных обращений, а также учет переадресации обращений граждан в посторонние и от них организации.
Для работы с обращениями граждан используется специальное рабочее место, где специалист сразу видит все обращения граждан, историю переписки и другую сопроводительную информацию по ним. Для анализа и контроля выполнения обращений граждан используются отчеты “Выполнение обращений граждан”, “Структура обращений за период”, “Динамика количества обращений”, “Список обращений граждан”.
Учет договоров
В BAS Документообіг КОРП автоматизирован полный жизненный цикл договорных документов:
Регистрация договоров происходит с помощью регистрационной карточки договора, имеющей значительно расширенный список реквизитов по сравнению с другими типами документов, например реквизиты на хранение сроков действия договора, сумм, правил налогообложения и другие. Также карта договора включает в себя табличную часть для ведения товарной спецификации договора.
Для анализа договорной работы предусмотрены такие отчеты, как “Список заключенных договоров”, “Договоры, в которых истекают сроки действия”, “Сопроводительные документы по договору”, “Динамика количества заключенных договоров”, “Динамика сумм заключенных договоров”, “Договоры, что разорваны”.
Сканирование
В BAS Документообіг КОРП предусмотрена возможность загрузки входных, исходящих, внутренних документов и файлов из сканеров любых типов, поддерживающих интерфейс TWAIN. Сканирование производится в форматы jpg, pdf и tif, среди прочего и многостраничное.
Поддерживается потоковое сканирование с автоматическим распознаванием штрихкодов документов и формирование многостраничных tif или pdf файлов.
Предусмотрено автоматическое распознавание отсканированных изображений и полнотекстовый поиск в распознанных документах.
Автоматическая загрузка файлов из каталога
Программа может автоматически загружать файлы из указанного каталога в локальной сети. Как только в этом каталоге появляется файл или папка с файлами, они сразу переносятся в нужную папку документооборота с сохранением оригинальных имен и структуры подпапок. Загруженные файлы автоматически распознаются, индексируются и могут быть немедленно вовлечены в документооборот предприятия. Это удобно использовать для интеграции, например с сетевыми потоковыми сканерами, факс-машинами и другими приложениями.
Электронная почта
Встроенная в BAS Документообіг КОРП внутренняя почта позволяет:
Выполнение заданий по почте
Задание можно выполнять по почте, просто отвечая на специальные почтовые сообщения, автоматически рассылаемые программой.
Просмотр, редактирование и контроль версий
Для просмотра и редактирования документов BAS Документообіг КОРП использует соответствующие приложения, установленные на локальных компьютерах пользователей.
Повседневная работа с документами и файлами выполняется непосредственно на рабочем столе; пользователь видит перечень, редактируемых документов и перечень невыполненных задач, предусмотрена настройка “Рабочего стола” с возможностью удалить, добавить или поменять местами элементы отдельного раздела.
BAS Документообіг КОРП обеспечивает доступ сотрудников к файлам как для просмотра, так и для редактирования. Конфликты при одновременном редактировании документов исключаются благодаря механизму блокировки файлов.
При сохранении изменений в базе информации автоматически создается новая версия файла с указанием автора, даты и времени создания.
Непосредственно с карты файла можно просмотреть список версий, удалить ненужные, изменить активную (текущую) версию. Для файлов популярных форматов (doc, rtf, html, txt, odt) поддерживается сравнение версий.
Шаблоны документов и файлов
В BAS Документообіг КОРП пользователи могут настраивать и использовать автоматически заполняемые шаблоны файлов и документов. При создании нового файла из шаблона поля шаблон автоматически заполняются учетными данными, например, наименование, автор, дата создания, сумма договора, реквизиты контрагента.
При создании нового документа из шаблона его реквизиты сразу заполняются по шаблону и к документу автоматически подключаются все указанные в шаблоне файлы, которые, в свою очередь, тоже автоматически заполняются на основании реквизитов документа.
Штрихкодирование документов
В BAS Документообіг КОРП всем документам автоматически присваивается штрих-код, который можно:
Штрихкоды используются для быстрого поиска учетных карт документов и для автоматического прикрепления файлов к документам при потоковом сканировании.
Печать регистрационных штампов документов
В BAS Документообіг КОРП пользователи могут выводить на печать регистрационный штамп документа, содержащий название организации, регистрационный номер и дату регистрации, штрих-код. Регистрационный штамп может печататься как на отдельном листе, так и поверх титульного листа бумажного документа.
Связи между документами
В BAS Документообіг КОРП предусмотрены стандартные связи между автоматически устанавливаемыми документами, например, при регистрации соответствующих документов. Программа позволяет настроить дополнительные связи между документами и указать правила использования этих связей для документов. Поддерживаются единичные, множественные, односторонние и двусторонние связи. Реализовано удобное отображение всех документов, касающихся корреспондента с катерегацией на входящие, исходящие и внутренние документы.
Несколько резолюций в документах
В карточке документа BAS Документообіг КОРП можно указать несколько резолюций. Резолюции автоматически формируются бизнес-процессом “Рассмотрение” или могут быть введены вручную. При этом в качестве авторов резолюций могут выступать не только сотрудники вашего предприятия или учреждения, но и должностные лица посторонних организаций.
Предусмотрена возможность заверять резолюции электронной подписью (ЭП). Необходимость подписания резолюций определяется правилами документооборота, установленными на предприятии.
Переадресация входных документов
В программе BAS Документообіг КОРП можно учитывать перенаправление входящих документов в сторонние организации, а также получение перенаправленных входных документов от сторонних организаций. При этом программа позволяет контролировать сроки выполнения перенаправленных документов.
Контроль переданных документов
Предусмотрен учет передачи документов должностным лицам корреспондентов и контроль сроков возврата переданных документов.
В программе BAS Документообіг КОРП коллективная работа с документами реализована с помощью следующих бизнес-процессов:
Предусмотрена возможность назначать задачи не только конкретным исполнителям, но и ролям. Так, например, документ можно отправить на утверждение роли Директор, и программа автоматически доставит соответствующую задачу тому, кто в данный момент выполняет эту роль, самому директору или его заместителю.
Для обеспечения жесткой маршрутизации предусмотрена возможность настройки шаблонов бизнес-процессов по каждому виду документов с учетом условной маршрутизации. Так, например, для согласования договоров, сумма которых превышает 20 тысяч гривен, будет использован один шаблон, а для согласования всех других договоров – другой. Условия маршрутизации могут быть настроены в режиме конструктора или на встроенном языке.
Сроки выполнения бизнес-процессов контролируются с учетом графиков работ сотрудников и могут исчисляться не только в днях, но и часах и даже минутах.
Реализован автоматический запуск бизнес-процессов по расписанию, эскалация задач бизнес-процесса при выполнении некоторых условий, например автоматическая передача просроченной задачи на руководителя отдела, или автоматическое завершение просроченной задачи согласования документа как согласованного, и других подобных действий при наступлении заданных пользователем событий.
Поддерживается иерархия подчиненности бизнес-процессам и их задачам. При создании бизнес-процесса можно указать, что он подчинен по отношению к задаче другого бизнес-процесса. Таким образом, выстраивается иерархия бизнес-процессов и задач, которые могут видеть все участники этих бизнес-процессов с учетом прав доступа.
Есть возможность остановки бизнес-процессов, которая распространяется на все подчиненные бизнес-процессы и их задачи.
Для повышения исполнительной дисциплины и избежания ошибочного завершения фактически не завершенных задач, в системе есть возможность назначить дополнительные условия проверки (например заполнение перечня обязательных полей карты документа, или привязки соответствующего связанного документа, являющегося подтверждением выполнения задачи), без выполнение которых система не позволяет указать завершение выполнения задачи.
Интеграция бизнес-процессов с другими информационными базами
Основное предназначение этого механизма интеграции – автоматизировать такие процессы обработки данных, которые пересекают границы разных информационных баз; сделать пересечение этих границ незаметным для пользователей. Пример бизнес-процесса, пересекающий границы конфигураций: процесс обработки заказа покупателя начинается в информационной базе BAS Управління торгівлею, продолжается в BAS Документообіг КОРП и заканчивается снова в BAS Управління торгівлею.
Поддержка проектной деятельности в BAS Документообіг КОРП включает в себя ведение аналитического учета данных (входных, исходящих и внутренних документов, файлов, процессов, мероприятий, задач и др.) в разрезе проектов, а также поддержка бизнес-процессами деятельности по выполнению плана проекта.
В программе предусмотрено:
Бизнес-процесс проекта включает следующие этапы:
Отчеты по проектной деятельности:
Реализованные процессы поддержки организации мероприятий (совещаний, конференций и других) позволяют сократить время на подготовку мероприятий, упрощает процедуру подбора и оповещения участников, обеспечивает учет и контроль выполнения принятых на совещаниях или собраниях решений и т.д.
Система поддерживает все необходимые шаги от подготовки и анализа эффективности проведения мероприятия и выполнения принятых решений:
Бизнес-процесс включает:
В комплект поставки включен широкий набор готовых отчетов для анализа эффективности организации мероприятий:
Электронный документ представляет собой структурированный набор данных, содержащий реквизиты и содержательную часть. Реквизиты документа и информация его содержательной части могут использоваться в процессе поиска конкретного документа.
Реализован полнотекстовый поиск любых данных (документов, файлов) не только по всем полям карт, но и по содержанию версий файлов популярных форматов с учетом морфологии русского, украинского и английского языков.
Данные учета рабочего времени и возможность его контроля обеспечивают руководителя информации для принятия управленческих решений и позволяют оптимизировать работу сотрудников.
В программе реализована ежедневная отчетность сотрудников, содержащая данные о времени, проекте, содержании работы или об отсутствии на работе по разным причинам, например в связи с отпуском или работой удаленно. На основании этих сведений можно построить разные отчеты о затратах времени сотрудников в разрезе видов работ, подразделений или периодов.
Программа позволяет вести общий и персональный календарь и подбирать время для мероприятий с учетом занятости участников. Записи календаря можно создать на основании любого другого предмета программы, например задачи, документа, письма, мероприятия.
В программе предусмотрена работа в режиме распределенной информационной базы, в том числе и для варианта хранения файлов не в информационной базе, а на диске.
В BAS Документообіг КОРП предусмотрены встроенные в систему планы обмена с типовыми прикладными решениями автоматизации бизнеса, в частности “BAS ERP”, “BAS Управління холдингом”, “BAS Управління торгівлею”. Прозрачная интеграция позволяет начинать бизнес-процесс в одной системе, а продолжать в другой (по аналогии можно наладить интеграцию и с другими системами управления).
Дополнительно в комплект поставки релизов программы включены правила обмена с другими приложениями. Эти правила обмена готовы к использованию и настройке обмена с помощью обработки “Универсальный обмен данными в формате XML”.
BAS Документообіг КОРП может выступать как внешняя по отношению к другим системам библиотека файлов. Взаимодействие между BAS Документообіг КОРП и другим приложением осуществляется с помощью веб-сервисов.
Применение программы как библиотеки файлов позволяет:
Для расширения количества рабочих мест пользователям необходимо приобрести необходимое количество дополнительных лицензий на BAS
Условия использования техподдержки
Условия распространения обновлений программ BAS и информационных ресурсов общественной организации “САБ” техподдержка предоставляется бесплатно в течение 3 месяцев с момента покупки программного продукта;
Техподдержка предоставляется бесплатно в течение 3 месяцев с момента апгрейда программного обеспечения. Дальнейшая поддержка предоставляется по платной подписке (договору) на ІТС;
Информационно-технологическое сопровождение (техподдержка)
Обратите внимание: получение обновлений программ и сервисного обслуживания у партнеров возможно только при наличии подписки на ІТС.
Пользователи, подписавшиеся на ІТС, регулярно и оперативно получают:
А также комплекс методических материалов, консультаций, ответов на вопросы, новые формы документов для программ семейства «BAS», правовую поддержку по бухучету и налогообложению «Лига-закон» и многое другое.
Подписчики ІТС в рамках интернет-поддержки пользователей имеют возможность принимать формы налоговой и бухгалтерской отчетности и обновление программ с web-сервера фирмы.
Более подробно ознакомиться о возможностях и правилах поддержки ІТС Вы можете на сайте http://bas-soft.eu
Загружать обновления с сайта могут подписчики ІТС по адресу http://bas-soft.eu.
Общественная организация САБ следит за соответствием своих программных продуктов последним требованиям законодательства и стремится повысить удобство работы для пользователей. Поэтому регулярно выпускаются обновления конфигураций и мы, как сертифицированные партнеры, предоставляем услугу обновления программ нашими программистами.
Обновления могут получаться в форме: